「マニュアルと手順書って実際何が違うの？」
「マニュアルや手順書を作る際って、何に気を付ければいいの？」
このように考えている営業マンの方も、いらっしゃるのではないでしょうか。
実際、マニュアルと手順書の明確な違いって分かりにくいですよね。
そこで、今回の記事では、それぞれの違いについて詳しくご紹介します。
具体的な作り方や、ポイントや注意点についても記載しています。
「マニュアルと手順書の違いを知りたい」
「もっとスムーズに作りたい」
このように考えている方にとって必見の内容です。
マニュアルと手順書の違い
マニュアルと手順書の違いは、下記のとおりです。
マニュアル
手順書
目的
・社員が高品質な成果を出せる
・業務課題を達成できる
・社員全員が同じ品質の結果を出せるようにする
役割
・業務の手順を解説する
・概要、背景、理由についても説明する
・手順を細かく説明する
マニュアルの情報量は多い傾向にあるため、1つの作業だけではなく、業務の概要まで把握できます。
一方で、手順書はあくまで、作業や業務の一部分について詳しく解説するものです。
このように相違点が多く存在するので、十分に把握しておきましょう。
マニュアルと手順書の作り方
マニュアルと手順書は全くの別物なので、作り方についても相違点が多いです。 どちらを作りたいかによって、作り方に違いがあるので、本格的に制作を行う場合は、違いについてあらかじめ理解しておく必要があります。
違いを理解しておかない限り、作成時のコツを押さえることができません。 ここからはマニュアルと手順書の作り方について詳しく説明するので、1つずつチェックしていきましょう。
1. マニュアルの作り方
マニュアル作成を行う場合は、目的や対象範囲を最初に設定しましょう。
マニュアルを作って、社員に何を達成させるのか具体的にする必要があります。
ここで、目的の具体化に失敗してしまうと、読んでも意味の分からない書類になってしまうでしょう。
具体化するためには下記のポイントを入れるのがおすすめです。
経営目標
理念
業務課題
具体的な成果
次は構成を決めて、目次や必要な手順書を用意していきます。
実際に内容を執筆していき、ミスがないか確認し、マニュアルを使用して業務をスタートしましょう。
使いにくい部分、分かりにくい部分があれば、社員からのフィードバックを受けて改善することが大切です。
社員に対して定期的にヒアリングを行って、改善点を洗い出していくといいでしょう。
2. 手順書の作り方
手順書を作成する場合は、業務や作業内容について細かく記述する必要があります。
- 作業名と目的
- 作業に必要な道具、ツール
- 作業の解説
- 作業の品質基準
これらを1つも欠かさないように記入することで、クオリティの高い手順書を作ることが可能です。
また、分かりにくい部分があると、そのままミスに直結するため、誰が見ても分かりやすい表現を心がけることが大切です。
あとはマニュアルと同じく、構成や目次を考えて実際に制作します。
もし、使っていて分かりにくい部分があると言われた場合は、フィードバックを受けながら改善していきましょう。
マニュアルや手順書を作る際のポイント6選
マニュアルや手順書を作る際のポイントとしては下記の6つが挙げられます。
- 読みやすい内容を意識する
- 最新の状態で共有できるように作る
- 読み手を具体的に理解する
- デザインに凝り過ぎない
- テンプレートを使う
- 初心者が即実行できるようにする
マニュアル、手順書を作成する際に重要なポイントなので、1つずつ確認していきましょう。
1. 読みやすい内容を意識する
クオリティの高いマニュアルや手順書を作成する場合、読みやすい内容を意識する必要があります。
万が一、読みにくい内容で作成してしまうと、作業する方のストレスに繋がってしまうはずです。
作業効率に直結するため、読みやすさの部分は特に意識しましょう。
さらに、ミスに直結する場合もあるので、細心の注意を払って読みやすい内容を意識したマニュアル、手順書を作成する必要があります。
具体的には下記のポイントを意識すると、読みやすい内容にできるはずです。
- 5W1Hの情報を入れる
- 必要な情報のみ入れる
- 文章の説明を補う画像、イラストを挿入する
- 専門用語を使用する場合は、必ず解説をはさむ
これらの工夫点を盛り込んで、クオリティの高いマニュアル、手順書の作成を目指しましょう。
2. 最新の状態で共有できるように作る
マニュアル、手順書の作成を行う際に特に気をつけたいポイントとして、情報の鮮度が挙げられます。
もし、情報を更新せずに共有していると、行き違いが発生してしまい、作業ミスに繋がる可能性が高いです。
ExcelやWordで作ると、オフラインファイルなのでリアルタイムで情報共有ができません。
そこで、オンラインでリアルタイム管理ができるようにGoogleスプレッドシートや、ドキュメントで管理しましょう。
無料で使える上に、ExcelやWordに近い使用感なのでストレスなく使えます。
ただ、インターネット環境が必須となるので、オフライン環境下では確認できないことをあらかじめ理解しておきましょう。
3. 読み手を具体的に理解する
マニュアルや手順書を作る際は、読み手を具体的に理解しましょう。
ますは誰に作るのか、必ず理解しておく必要があります。
新入社員向けに作るのであれば、専門用語や難しい表現を極力押さえることが大切です。
ただ、ベテランの社員向けの資料であれば、新入社員向けに作ると、無駄な部分が増える可能性があります。
もちろん分かりやすい表現を心がける必要がありますが、過度に易しめのないようにすると、かえって分かりにくい内容になる可能性も高いです。
ターゲットの理解力や能力までしっかりと把握して、マニュアルや手順書を作りましょう。
4. デザインに凝り過ぎない
マニュアルや手順書では、分かりやすくするために画像や図解を入れるのが大切です。
ただ、デザインに凝り過ぎてしまうと、時間の無駄になってしまうことがあります。
見栄えを追求してしまうと、きりがなくなってしまい、完成するまでに時間がかかります。
デザインに凝るぐらいであれば、記載内容の取捨選択、文章の見直し、分かりやすさの追求に時間を使いましょう。
マニュアルや手順書は、あくまでも業務内容を示すものなので、分かりやすさや正確性を意識して作成することが大切です。
社員の作業を効率化することを重視して、作成に当たるといいでしょう。
5. テンプレートを使う
マニュアルや手順書を0から作るとなると、かなりの労力が必要です。
そこで、作成時間を少しでも削るためにも、テンプレートを用意しましょう。
テンプレートに沿って情報を入力するのみで、マニュアルや手順書を作成できるので確実に負担を減らせます。
「書き方がわからない」
「少しでも効率よく作りたい」
という方は、インターネット上でテンプレートをダウンロードして、制作に役立てるといいでしょう。
6. 初心者が即実行できるようにする
新入社員はベテラン社員と比べると、熟練度が低く、仕事の効率が低いことが多いです。
そのため、分かりやすい内容はもちろん、すぐに作業を実行できるようにしましょう。
具体的には下記のように明確に指示できると理想的です。
- 抽象的な部分を具体的にするように指示する
- 不必要な情報は極力除く
- 作業にかかる時間、工程まで書く
- ミスを直ぐに確認できるチェックリストを作る
これらの工夫が取り入れられていると、新入社員でも作業効率を高めることが可能です。
まとめ
マニュアルの業務の概要を説明するもので、情報量は多い傾向にあります。
一方で、手順書はあくまで、作業や業務の一部分について詳しく解説するものです。
これらの違いを把握しておくと、マニュアルと手順書への理解度を深めることが可能です。
今回の記事では、制作時のポイントや注意点についても具体的に解説しています。
これからマニュアルや手順書を制作する場合は、今回の記事をご参考にしてください。
