オンライン商談が増えることで、商談ハードルが下がり何かと商談の回数、機会が増えてきました。またオンライン商談はツールも確認する必要があり何かと決めることが多いですよね…本記事ではそんな手間から解放される日程調整ツールをご紹介します。
日程調整ツールとは
初めにお伝えするのは日程調整ツールとは何なのか？です。
概要は名前の通り日程調整を効率化するためのツールです。
驚きなのはただの日程調整効率化ではないことです。
なんと、他にも
・オンラインの商談ツールのリンク送信
・Googleカレンダーとの連携
・補足情報記入欄
なども用意されているのです。
ただ日程調整をしてくれるのではなく
’’日程調整後の商談体制までも一気通貫で効率化してくれるツール’’
なのです！
では具体的な例をまとめて詳しくご紹介します！
日程調整ツールの詳細
では具体的にどんな機能があり、どんな場面でどのような流れで利用すればいいのか？をご紹介します。
まず初めにご紹介するのは日程調整ツールの機能です。
日程調整ツールの機能
どんなことができるのか？を筆者が様々なツールを調べまとめました。
ご注意しておきたいのは複数のサービス機能をまとめたので1つのツールで全てが実現するというわけではないということです。
「こんなことができるのか」というイメージを持つための参考としてご覧ください。
■機能紹介
・GoogleカレンダーやOutlookと連携し日程調整をリアルタイムで行える
・お相手の日程が決まり次第自動でカレンダーに反映
・同席者との日程調整も並行して行える
・会議室の空き状況も把握して調整可能
・日程調整完了メールを送信できる
・決まった日時をCSVでエクスポート可能
・利用する商談ツールのリンクを覚えて自動で添付してくれる
・移動時間や対応可能時間なども個人に合わせてフレキシブルに対応可能
などができます。
想定利用シーン
では、この機能はどのようなシーンで理想できるのできるのか？をご紹介します。
自社でこのようなケースがどのくらいの頻度であるのかを想像しながらお読みいただけると嬉しいです。
■利用シーン
・クライアントとの商談日程調整（利用ツールのリンク送信も行ってくれます）
・1対複数の打ち合わせ（自社での会議などで会議室の確保も行ってくれます）
・グループワーク（参加者でのカレンダー共有も行ってくれます）
・簡単なシフト表の作成（CSVでインポートし張り出すことでオフラインでも利用可能です）
などでしょう。
個人のスケジュール、お相手のスケジュール、関係者のスケジュールを楽に管理できるのでいちいちチャットして聞く手間が省けるのはかなりのコミュニケーションコスト削減に繋がるでしょう。
利用の流れ
続いては、ご利用の流れです。なお、すでに会員登録をしアカウントを所持している前提でご紹介します。アカウント登録もオンラインで3~5分で終了するボリュームですのでご安心ください。では、ご紹介します。
■ご利用の流れ
◇想定事例：クライアントとの打ち合わせ
①自身：日程調整ツールを起動
②自身：新規調整作成をクリックしリンクを作成
③自身：作成したリンクをお相手に送付
④相手：リンクをクリック
⑤相手：指定された範囲から日時を選択し日程確定
⑥自身：補足事項に何かないか確認し終了
という6ステップで自動でカレンダーにも登録がされており、当日はカレンダーをクリックしリンクをクリックするだけで商談を開始できます。
他のケースに関しても送信相手を増やすことで対処ができるため非常に手軽に調整ができることが一目瞭然だと思います。
オススメの日程調整ツール3選
では、最後に筆者がオススメする日程調整ツールを3つご紹介します。
低コストかつ直感的でわかりやすいサービスをご紹介しますので、このようなオンラインツールがあまり詳しくない方にもオススメです。
eeasy（イージー）
eeasyは、筆者も利用している非常に直感的かつあまりWebサービスに詳しくない方でも手軽に導入ができるサービスです。また、非常に低コストなことも魅力です。初期設定が楽かつ低コストで導入をしたいという方に特にオススメです。
■連携グループウェア（社内で従業員間の共通ツールの母体となる家のようなもの）
・G suite
・Office 365
■対応オンライン商談ツール
・Google Meet
・Zoom
・Google Teams
■機能
・GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携し日程調整をリアルタイムで行える
・お相手の日程が決まり次第自動でカレンダーに反映
・同席者との日程調整も並行して行える
・日程調整完了メールを送信できる
・利用する商談ツールのリンクを覚えて自動で添付してくれる
・移動時間や対応可能時間なども個人に合わせてフレキシブルに対応可能
■価格
・あまり調整しない社員 0円
・よく調整する社員 850円/月
※詳細はホームページをご覧ください。
参考：eeasy
TimeRex（タイムレックス）
TimeRexは、調整さんという個人向けの日程調整サービスを運営する会社が運営するサービスです。そのため、日程調整に必要な機能のほぼ全てを網羅しているパフィーマンスが高いツールとなっています。こちらはWebツールに詳しいものがいるから圧倒的なパフォーマンスも求めたい！という企業にオススメです。
■連携グループウェア（社内で従業員間の共通ツールの母体となる家のようなもの）
・Office 365
■対応オンライン商談ツール
・Zoom
■機能
・GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携し日程調整をリアルタイムで行える
・お相手の日程が決まり次第自動でカレンダーに反映
・同席者との日程調整も並行して行える
・会議室の空き状況も把握して調整可能
・日程調整完了メールを送信できる
・決まった日時をCSVでエクスポート可能
・利用する商談ツールのリンクを覚えて自動で添付してくれる
・移動時間や対応可能時間なども個人に合わせてフレキシブルに対応可能
■価格
・フリー 0円/月
・ベーシック 750円〜/月
・プレミアム 1,250円〜/月
※詳細はホームページをご覧ください。
参考：TimeRex
アイテマス
アイテマスは、しんじさんというエンジニア界隈では有名な方が個人開発したサービスです。そのため、完全無料かつ登録も不要という手軽さ。また直感的に気軽に利用できます。
’’お金をかけず従業員全員が今すぐにでも登録をできるものがいい’’という企業はぜひご利用してみてください！
■連携グループウェア（社内で従業員間の共通ツールの母体となる家のようなもの）
・Office 365
■対応オンライン商談ツール
・Zoom
・Google Meet
■機能
・Googleカレンダーと連携し日程調整をリアルタイムで行える
・お相手の日程が決まり次第自動でカレンダーに反映
・同席者との日程調整も並行して行える
・会議室の空き状況も把握して調整可能
・日程調整完了メールを送信できる
■価格
・2021/01/18時点では完全無料
参考：アイテマス
まとめ
いかがでしたでしょうか。
オンライン商談の普及により何かと手間のかかる日程調整ですがツールを利用すればあっという間に調整が可能になります。筆者も実感していますが1度利用すると本当に手軽に日程調整が可能になるのでぜひ1度導入をご検討してみてはいかがでしょうか？
＜参考＞
3大Web会議ツールZoom、GoogleMeet、Teams に対応している人気日程調整サービスの徹底比較 (2020年8末)
