バーチャルオフィスと聞いて、どんなものを想像しますか。形のないオフィス…。どのようなサービスが出来るのだろうか。様々なイメージが出てくるでしょう。基本的なバーチャルオフィスとは何か、メリット・デメリットも含めて、活用するためには何に気をつけなくてはならないか説明していきます。
バーチャル オフィスとは
バーチャルオフィスとは、実際には事務所を構えること無く、会社の住所や電話番号など、「事務所の機能を借りる」仮想のオフィスのこと。オフィスの持ち方や使い方、働き方が多様化している現代において、効率的なオフィスの在り方として注目されています。
会社の信頼性やセキュリティ面を考慮した場合、住所があることは重要な意味をもつもの。自宅やカフェで仕事をする人にとって、オフィスを借りること無く会社の住所を登録することができるバーチャルオフィスは大きなメリットがあるサービスだといえるでしょう。
バーチャル オフィスのメリット・デメリット
会社の住所を「借りる」サービスであるバーチャルオフィス。
そのメリット、デメリットについて、見ていきましょう。
メリット
バーチャルオフィスを借りるメリットとして、
- プライバシーの保護ができる
- コスト削減ができる
- 一等地の住所を登記できる
などが挙げられます。
プライバシーの保護ができる
フリーランサーや士業の場合、賃貸オフィスを借りずに起業する人も少なくありません。しかし、起業する場合には事務所の住所を登記する必要があるため、賃貸オフィスを借りない場合には、自宅の住所で登記しなくてはなりません。
登記した情報は第三者に開示されるので、バーチャルオフィスを借りることでプライバシーの保護が可能となります。
コスト削減ができる
起業に当たって賃貸オフィスを借りる、となると、敷金・礼金や保証金が必要となります。この初期費用は立地に基づいて算出されるものであり、立地条件が良ければよいほど高額となります。
バーチャルオフィスを借りる場合、敷金・礼金は不要。そのため、コストを抑えることが可能です。
一等地の住所を登記できる
起業したばかりの会社には、一等地に事務所を構えることはハードルが高いものですが、バーチャルオフィスで貸し出している住所には、一等地が多くあります。事務所の住所は名刺やホームページに記載することができるため、一等地の住所が記載されていれば取引相手に与える印象もよく、ビジネスにおいて大きなメリットとなるでしょう。
デメリット
バーチャルオフィスのデメリットとして
・働く場所を確保する必要がある
・他社とかぶる
ということが挙げられます。1つずつ見ていきましょう。
働く場所を確保する必要がある
バーチャルオフィスは実在のないオフィスであり、ワーキングスペースがありません。自宅やカフェでできる仕事の場合は問題ありませんが、打ち合わせのためのスペースが必要となる場合、ワーキングスペースを別に用意する必要があります。
他社とかぶる
バーチャルオフィスは、住所を借りるもの。つまり、複数の会社が同じ住所を利用することも少なくありません。同じサービスを複数社が利用する場合、住所を検索した際に他社が表示されることも。
社とかぶるのでは困る、という場合にはバーチャルオフィスは向いていないといえるでしょう。
バーチャル オフィス とレンタルオフィスの違い
バーチャルオフィスと似たようなサービスにレンタルオフィスがありますが、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いとして挙げられるのが実際に業務を行うスペースが確保されているか否かということ。バーチャルオフィスは、会社の「住所」をオフィスビルに置かせてもらうというサービスであるのに対し、レンタルオフィスは、運営会社が提供するビルワンフロアを小分けにされている個室やブース席をオフィスとして借りることができるサービスです。
レンタルオフィスは、デスクや椅子などの家具、コピー機などの備品やWi-Fi等の通信設備などがあらかじめ全て備えられているもの。つまり、運営会社との契約が成立すればすぐにオフィス機能として使用することが可能です。
ただし、レンタルオフィスはオフィスを実際に構えることから月額料金もバーチャルオフィスに比べて高額となります。事務スペースが別で確保できていて、住所を借りたいという人にはバーチャルオフィス、事務スペースごと借りたい、という人にはレンタルオフィスが向いているといえるでしょう。
バーチャル オフィス を借りる際に確認すること
バーチャルオフィスを利用する時に確認しておいた方がいいことは以下の通りです。
職種を確認
バーチャルオフィスは、職業紹介業や人材派遣業、士業や建設業、探偵業や古物商、不動産業など、実体のあるオフィスが必要な業種や独立した事務所が必要な一部業種では利用することができません。自社がバーチャルオフィスで対応できる業種かどうか、必ず確認するようにしましょう。
過去に犯罪などはないかを確認
バーチャルオフィスでは、過去にその住所で犯罪が起きた履歴があることで不利益を被ることがあります。契約を考えているバーチャルオフィスがある場合、その住所をしっかり調査して、犯罪歴の有無を確認するようにしましょう。
駅からのアクセスや内装・外装の確認
バーチャルオフィスは一等地の住所を借りるサービスですが、クライアントとの打ち合わせで会議室を利用したり、オフィスを利用する機会が全くない、というわけではありません。駅からのアクセスや内装・外装が好ましいものかどうかもチェックしておくといいでしょう。
まとめ
バーチャルオフィスは、「住所貸し」を基本とするもの。実務を行うスペースを別で確保する必要がありますが、事務所を構えるために必要なコストを抑えることができるため、これから起業する、実務スペースをあまり活用しない、という会社にはおすすめのサービスであるといえます。
本記事で紹介した内容を参考に、バーチャルオフィスの活用を検討してみてください。
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