膨大なファイルを抱えている企業では、どのデータがどこにあるのかわからず属人化してしまうことや、データを複数人が同時編集できずに困ることがあると思います。
今回は、そんなときに役立つ効率化ツール「Fleekdrive（フリークドライブ）」を紹介します。
ファイル管理の効率化ツールを探している人や、社内のフォルダ整理をしたいと考えている人はぜひ参考にしてください。
Fleekdriveとは
Fleekdriveとは、ファイル管理に役立つオンラインストレージサービスです。
運営しているのは港区に拠点を置く株式会社Fleekdrive。2019年に設立しており、オンラインストレージに対するユーザーの声を徹底的に取り入れたサービス提供をしています。
企業では社員が共有して利用できるフォルダがあると思いますが、以下のような問題を抱えているところが多いのではないでしょうか。
- どこにファイルがあるのかわからない
- 複数人同時編集できず困っている
- 更新するたびに通知連絡をするのが手間
- どれが最新のファイルなのかわからない
- セキュリティの対策が不安
こうした問題を解決するのがFleekdriveです。
どんな特徴があるのか詳しく解説していきます。
Fleekdriveの特徴
Fleekdriveには、ファイルの重要度が一目でわかる点や、機密文書を守る仕組みづくりなどの工夫がされています。それぞれの特徴を項目に分けて見てみましょう。
ファイルの重要度がわかる
共有フォルダにはすべてのデータが入っており、どのファイルが重要なのかわからないことも多いでしょう。
Fleekdriveでは、ファイルごとに重要度を指定できるため、機密性の高い文書や、慎重に扱う必要のあるデータが一目でわかるようになっています。
重要度が見えることによって、社員のフォルダに対する扱い方も変わるでしょう。
また、複数ある中でどのデータを閲覧しなければいけないのかがすぐにわかるので、重要な情報を迅速に周知できます。
複数名で一斉に編集できる
Fleekdriveは複数名で一斉編集が可能です。
共有フォルダ内にあるデータは、複数人が同時に編集すると上書き保存ができず、複数データが生成されてしまうことがあります。
そうした問題を解決できるので、常に最新の情報を保った状態で、一つのデータに情報を集約できます。
機密文書を守る仕組みづくり
Fleekdriveには、機密文書を守るための仕組みづくりが凝らされています。
たとえば、フォルダにデータをアップロードする際は、自動的にウイルススキャンが行われ、問題がないかチェックしています。
また、各ユーザーの操作履歴を5年分記録しているため、万が一フォルダが紛失した際や、不正操作が行われた場合に履歴を追うことが可能です。
大人数が使用するフォルダでは、情報漏洩や機密データ紛失のするリスクはゼロではありません。
Fleekdriveを使えば社内の大事な情報を守る対策ができるため、情報漏洩の危険性を回避できるでしょう。
社外にも展開可能
Fleekdriveに保存されているデータは、アカウントを所持していない社外のメンバーでも利用可能です。
アカウントを持っている人物がURLを展開して、閲覧やダウンロードの権限を付与すれば外部の人にもデータを共有できるようになります。
期限を設けたり、パスワードを変えたりすることも可能で、柔軟に設定を変えられます。
Fleekdriveの活用例
実際にFleekdriveを使ってどのように効率化できるのか、具体的な活用例をまとめました。
どのように使えばいいかイメージが湧かない人は、ぜひ参考にしてみてください。
自動通知により周知メールの手間が不要に
Fleekdriveでは、ファイルを更新すると自動でユーザーに通知がいくよう設定できます。
たとえばとあるプロジェクトでクライアント、エンジニア、営業とそれぞれが各フェーズでフォルダを更新しなければいけない場合、毎回メールのやり取りが発生することになります。
Fleekdriveを使えば、それまでファイルを更新するたび周知していたのが不要になり、関係者に最新のデータが共有されます。
連絡する手間がなくなるため、スピーディーに業務を進められるようになるでしょう。
参考：自動通知機能を使えば制作会社とのやりとりが劇的に短縮！ | Fleekdriveの使いかた
社内のノウハウを研修資料として利用
Fleekdriveを使えば、社内に蓄積されたノウハウを講義動画や、パワーポイントにまとめて研修資料として活用できます。
それまで新人や若い層に一人ずつ研修形式でレクチャーしていたことを、特定のフォルダにデータをまとめて入れておけば、自主学習が可能になるのです。
たとえば営業時に必要となるサービスの基本的な知識や、商談で使いやすいトーク術、実際の商品の使い方を録画した動画などを入れておけば、立派な研修材料になるでしょう。
それらをパソコンやスマホなど複数の端末で見られるようにしておけば、移動時間などにも勉強できるようになります。
参考：Fleekdriveを使ってメンバーのスキルアップをする方法 | Fleekdriveの使いかた
まとめ
オンラインストレージサービスのFleekdriveについて紹介しました。
Fleekdriveは上記で紹介した以外の機能も豊富にあるため、自社の課題解決に役立つかもしれません。
ユーザーのフィードバックに基づいた機能拡張も行っているため、満足度の高いサービス提供も期待できます。
社内のフォルダ整理や、業務効率化ツールの導入を検討されている方は、導入を検討してはいかがでしょうか。
