失敗しないクラウド勤怠管理システムの選び方とオススメ3選【2020】

人を採用する以上、必ず行う必要があるのが勤怠管理。

10年以上前では、タイムカードでの打刻が主流でしたが、今ではクラウドで勤怠管理を行う企業が増えてきました。ただ、実際に使ってみないと効果を感じにくいクラウドでの勤怠管理。果たしてどんなメリットがあるのか。

事例を参考に、オススメのクラウド勤怠管理サービスをご紹介します。

勤怠管理はなぜ必要なのか?

勤怠管理は給与に関わる問題なので、社員のモチベーションや信頼関係を築く上で非常に重要なものです。また、法律でも定められている以上、人を雇うのであれば必ず行はなくてはならないものです。

勤怠管理と聞くと、社員の入退勤を管理するものと漠然と捉えがちですが

・みなし勤務

・出張手当

・扶養内勤務

など、手間のかかる処理が非常に多くあります。

これらを社員やアルバイトごとに設定したり、書類管理をするのは非常に大変です。

そのため、最近はクラウドで勤怠管理を行う企業が増えてきました。

では、実際にどれくらいの企業がクラウドでの勤怠管理に移行したのか、その数字を見てみましょう。

勤怠管理をクラウドで行っている企業数

はじめに、勤怠管理を行っている企業数。つまり母数を見てみましょう。

総務省統計局が平成28年に実施した「経済センサス‐活動調査」では、日本には5,340,783事業所が存在するようです。

そのうち、雇用保険つまり人を雇っている事業所数は2,233,000社であることが厚生労働省が行った「社会保障」に関する調査で分かります。では、2,233,000社のうちクラウドで勤怠管理を行っている企業数はいくらなのでしょうか。

こちらは、業界大手のクラウド勤怠管理サービスを参考に算出しようと思います。

上位のサービス利用企業数を見ると

・スマレジ・タイムカード 約84,000事業所

・ジョブカン勤怠管理 約50,000事業所

・KING OF TIME 約22,000事業所

・IEYASU 約13,000事業所

となっております。

そのため他サービスを含めても約20〜30万社がクラウドでの勤怠管理を行っていると思われます。約13%の企業がクラウドに切り替えており、今後インターネットの発展によりさらに増加することが見込まれます。

これから増加が見込まれるクラウド勤怠管理サービス。そのメリット、デメリットをご紹介します。

クラウドでの勤怠管理のメリット、デメリット

はじめに、簡単にクラウド勤怠管理サービスについてご説明します。

クラウド勤怠管理サービスとは、ネットワークを通じて勤怠情報を管理するサービスのことです。データをクラウドという雲のような場所で格納し、そこからデータを分配して管理をしています。

では、クラウド勤怠管理のメリット、デメリットをご紹介します。

導入のメリット

下記がクラウド勤怠管理サービスを利用する代表的なメリットです。

・出勤・退勤時刻の正確性を高めることができる

・給与計算システムとの連携ができる

・蓄積データを活用できる

・複数拠点の管理が容易

・書類紛失のリスクを減らせる

・個人のデータ管理が楽にできる

・入力作業の効率化ができる

・バージョンアップ、法改正対応などが無償

書類紛失リスクを減らせることはもちろん、入力作業の負担軽減などの事務的コストの削減。勤怠管理の正確性を高めることができることは大きなメリットといえるでしょう。

では反対にデメリットをご説明します。

導入のデメリット

下記がクラウド勤怠管理サービスを利用するうえでのデメリットです。

・教育コストがかかる

・費用がかかる

・システムトラブルで利用できない時がある

・従業員の働き方にあった運用ができない可能性がある

完成されたシステムを利用するため、教育コストがかかることはもちろん、企業にあったサービス選びをしなければ、独自の労働体系に対応していないなどの問題も発生します。

しかし、利用するサービス選びを徹底することができれば、クラウド勤怠管理サービスは業務効率化と資料紛失などのリスクヘッジになります。

クラウド勤怠管理システムの選び方とオススメ

たくさんあるクラウド勤怠管理システムには、それぞれに個性があります。個性とは対応範囲などからなる強い業界、弱い業界などです。その個性を理解することがシステム選びのポイントとなります。

重要なポイントは2点です。

・自社の労働体系に対応しているか

・サポート体制は整っているか

です。

よく、クラウド勤怠管理システムを導入してみたが、自社独自の労働体系に対応していなかった。という声を聞きます。また、カスタマーサポートに電話が繋がらないなんてこともよくあります。そのため、上述した2つのポイントは予めしっかりと調べておくことを推奨します。

それでは、ここでオススメのクラウド勤怠管理システム3選をご紹介します。

・特殊な休暇が多い企業にオススメ「ジョブカン勤怠管理」

・出退勤方法が多いテレワーク推奨企業、飲食店にオススメ「KING OF TIME」

・クラウド勤怠管理初心者にオススメ「jinjer勤怠」

それぞれの強みを簡単にご紹介します。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカンは、10年以上も前からある有名なクラウド勤怠管理サービスです。ジョブカンの強みはなんと言っても休暇設定を最大30個まで作成できることです。汎用性が非常に高く、ワークライフバランスを重視している企業には特にオススメです。

KING OF TIME(キングオブタイム)

KING OF TIMEは、打刻方法の豊富さが魅力的なサービスです。Windowsログオン、GPS打刻、顔認証など約10種類の打刻方法があることから、店舗型企業やリモートワークが多い企業などにオススメです。

jinjer(ジンジャー)勤怠

jinjerは、クラウド勤怠管理初心者にオススメです。こちらはサポート体制の充実さが魅力であり、企業に合わせてサポート体制を変更してくれます。そのため、クラウド勤怠管理初心者には非常にオススメのサービスです。

最後に

利用する企業が増え続けているクラウド勤怠管理サービス。自社にあったサービス選びを徹底することができれば、業務効率化の強い見方になります。

そのためには、どのサービスがいいのか、自社独自の勤怠管理を理解しそれにあったサービス選びをしましょう。

<参考>

総務省統計局

https://www.stat.go.jp/library/faq/faq06/faq06b01.html

厚生労働省 「社会保障」

https://www.mhlw.go.jp/toukei/youran/indexyr_j.html