誰でも無料で使える業務効率化ツール「Zapier(ザピアー)」のご紹介!

企業活動をする中で切っても切り離せない課題が業務効率化。

その中でも、ワークフローで必要な複数のツールを連動させるロボットを開発するにはコードを書いてRPA化するというのが一般的でした。しかし、ノーコードというプログラミングを必要としない概念が流行ってきた昨今、Zapierというツールにより誰でも業務効率化ツールを作成できるようになりました。

本記事では、

・従来の業務効率化の方法

・Zapierとは

・Zapierで実現できる機能事例

についてご紹介します。

ご紹介するZaoierは、導入コストもかからず「今すぐに始められる」ツールです。ぜひ本記事を参考にZapierに対する理解を深め導入をご検討してみたはいかがでしょうか。

(はじめに)従来の業務効率化の方法

これまで業務効率化といえば、プログラミングスキルをもった人がコードを書きロボットを作成します。そのロボットが事務業務を代わりに行ってくれるというRPA「Robotic Process Automation」が主流でした。

例えば、

・メールに添付されていた商品情報をExcelに自動入力

・顧客が商品を購入した時の情報を自動で顧客管理ツールに自動入力

するなどホワイトワーカーが行っている単純作業業務を自動化することができていました。

しかし、これらの仕組みを開発するには

・社内にプログラミングスキルがある人が必要

・または高い外注費を払って依頼する

ことが必要でした。

そのため、すぐにお金に変わるわけではないRPA化に踏み出せない中小企業が多いように感じます。

しかし、ノーコードという概念が生まれたことでプログラミングスキルがなくても業務効率化ツールを開発できるようになりました。

今回ご紹介するのは、その中でも特に人気のZaiperというツールです。

まずはじめにノーコードとは何なのか?からご説明します。

NoCode(ノーコード)とは?

ノーコードとは、プログラミングに必要なコードを記入することなく、Webサイトやアプリを作成できるツールのことです。利用イメージとしては、すでに用意されたパーツをパズルのように組み立てることで、Webサイトやアプリを作成することができます。

1行もコードを書かずにWebサイトやアプリを作成できるためプログラミング初心者にもオススメのツールです。

Zaiper(ザピアー)とは?

Zaiperとは、アメリカのタスク自動化ツールです。

タスクとは、企業ごとに定められた業務フローのことです。

例えば、特定の差出人からのメールをスプレッドシートに転記→メールに添付されたファイルをDropboxに格納→Googleドライブにファイルをアップロードしたらメールで通知などです。

これらの業務を対象アプリがZaiperに対応していれば簡単に自動化させる仕組みを作ることが可能です。

Zapierの特徴は

・2,000種類以上のアプリを組み合わせ、自動化アプリを作成可能

・コードを記載する必要はなく、選択肢を選ぶだけで誰でも簡単に作成

・GmailやGoogle Spreadsheetなどの主要なWebサービスや、Twitter・Facebook・InstagramなどのSNSを含む2,000種類以上のアプリ・ツール・サービスが対象

・基本は無料で、必要量に応じて選択できる豊富なプラン

です。

対応アプリは2,000を超えておりGmailやGoogleと連携など主要サービスとの連携ができるため非常に拡張性と自由度が高いツールです。また、手軽にツールの自動化を視覚的、直感的に行えるためプログラミングスキルは全く必要ありません。

最低限の機能であれば無料で始められることができることもZaiperの魅力です。

Zapierで実現できる機能事例

では、具体的にどのような機能を実現できるのでしょうか。Zaiperを利用した業務効率化ツール開発事例を参考にご紹介します。

アジェンダを自動作成した後にSlackに通知/リマインド

この機能をZaiperで作成した背景には、オンラインミーティングが増えたことにあるようです。オンラインミーティングでのアジェンダを毎回作成するのはかなり手間だと思います。その工数を自動化するために作成したそうです。

利用したツールは

・Googleドキュメント

・Slack(スラック ※メッセージチャットツールです)

・Zaiper

主な流れはZaiperでどのツールを繋げるか決める→Googleドキュメントでアジェンダの雛形を作る→Slackと連携させるこの流れで、ミーティング前に自動で作成したアジェンダを通知できるようになったそうです。

参考:https://note.com/yriica/n/nd0cd4d9443c8

SNSでのコンテンツ配信業務の自動化

これで何をしたいかというと、新しいサービスなどを開発したさい、ホームページで告知をすると思います。そして、その後各種SNSで配信するという業務を自動化するために開発されました。

利用したツールは

・WordPress(ワードプレス:HP制作ツール)

・Twitter(ツイッター:SNS)

・Zaiper

主な流れは、WordPressを利用したホームページで新しいサービスの配信→WordPressとTwitterをZapierを用いて連動させる。その結果、ホームページで新しい告知をすると自動でその内容がTwitterで配信されるようになりました。

参考:・Slackとは チャンネルでコミュニケーションを行えるツールです

https://www.webtanguide.jp/column/how-to-zapier-2/

問い合わせ情報の管理と共有

Mauticというツールを利用問い合わせ情報をホームページに記載していた企業では、kintoneへお問い合わせ情報を格納していました。その後、chatworkで関係者へ通知し、ステータスが変わったら、その変更もchatworkで共有するというワークフローです。これをZaiperを利用することで自動化しました。

利用したツールは

・Mautic(マウティック:マーケティングの集客管理ツール)

・kintone(キントーン:業務プロセス管理ツール)

・chatwork(チャットワーク:コミュニケーションツール)

・Zaiper

主な流れは、ホームページからお問い合わせ(Mauticを利用している)が来たら、お問い合わせ情報をkintoneへ格納します。その後Zaiperを用いて、kintoneへ格納したお問い合わせ情報を担当者のchatworkへ通知します。担当者が対応しステータスが変更されるとその通知を関係者へ通知する一連の流れをZaiperで自動化しました。

参考:

【補足情報】

・Mauticとは:集客、顧客管理を自動化するツールです。

・kintoneとは:データ、プロセス管理、コミュニケーションを一括で行えるツールです。

https://www.webtanguide.jp/column/how-to-zapier-2/

まとめ

いかがでしたでしょうか?

事例を見ることで具体的な利用ケースも想像できるかと思います。重要なのは、この業務自動化できないかな?という疑問をもつことです。今では、コストもかからず自動化するツールがあるため基本的な事務業務は自動化できます。

無駄な業務を自動化し社員の生産性を上げることでさらなる発展も期待できると思います。

ぜひ、何か思いつく業務がございましたらZaiperの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

<参考>

顧客管理って具体的に何をすれば良いの?基本を解説

https://www.cloudtimes.jp/dynamics365/blog/basics-of-customer-management.html

CRM/SFAの最新情報掲載中 | 営業課題を解決するメディアGENIEE’s library

https://geniee.co.jp/media/management/smaller-businesses/

10分で理解する「RPA」、今求められるRPA人材の教科書

https://www.sbbit.jp/article/cont1/37189

Zapierで作るデジマ運用業務のRPA化(第二回:Zapierの活用事例編)