Outlook365とは?役立つショートカットや便利機能を紹介

Microsoftのメールサービスと知られるOutlook。

ビジネスで毎日のように使っている人は多いのではないでしょうか。

その中でも注目を浴びているのが、Office365の中に含まれているOutlook365です。

従来のサービスとは違った従量課金制のサービスで、パッケージ版との機能の違いや充実度に定評があります。

今回はOffice365やOutlook365の特徴や他プランとの違い、役に立つ機能などをお伝えします。

現在Outlook365を使っている方や、これからOffice365の利用を検討されている方はぜひ参考にしてください。

Outlook365とは  

出典:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook

Outlook365とは、Microsoftのサブスクリプション型サービス“Office365”に含まれるメール機能のことです。

Outlookについて詳しく知る前に、まずはOffice365について詳しく解説します。

Office365は、ビジネス用にMicrosoftが開発したサブスクリプション型のクラウドサービスです。

Office365の中には以下のサービスが含まれています。

・Word

・Excel

・PowerPoint

・OneNote

・OneDrive

・Outlook

・Teams

WordやExcel、PowerPointなどおなじみのツールの他、ファイルをクラウド上で共有するOneDrive、コミュニケーションツールのTeamsなどもパッケージで提供しています。

業務を進めるうえで必要な機能がそろっており、多くの企業で導入されているツールのひとつです。

Office365の特徴

出典:https://www.office.com/

Office365には今まで利用されていたOffice2019とは違う特徴がいくつかあります。

Office365の特徴を詳しく見てみましょう。

サブスクリプションサービス

Office365は月ごとや年ごとに利用料を支払う、サブスクリプション型サービスです。

Office2019やそれ以前のサービスはパッケージ版で一括買い切りでしたが、Office365は使い続ける限り料金が発生する仕組みなので、支払にも無駄がありません。

契約している限りアップデートされる

Office365はクラウド型サービスなので、契約している限りアップデートされます。

新たな機能が付与されたときもすぐに使えることは、今までのOffice製品とは違う点といえるでしょう。

最大5台まで使える

Office365はひとつのアカウントで最大5つの端末までログインできます。

たとえば、仕事でパソコンとスマートフォン、タブレットを持っていたとしたら、これら3つの端末から同じ情報を閲覧してOffice365を利用できるということです。

Office2019の場合は最大2台までしかサインインできなかったため、利用できる端末の台数も増えています。

1TBの大容量

Office365は1TBの大容量であり、少しメールのやり取りをしたくらいで容量オーバーしてしまうことはありません。

ビジネスにおいてはどれだけスムーズにインフラを利用できるかが鍵でもあるため、使い勝手という点でも問題なく利用できます。

Office365のプラン・価格

Office365のプランや価格は以下の通りです。

これから利用される方は、ご自身や自社にとってどのプランがいいか決める際の参考にしていただければと思います。

プラン価格/ユーザー利用できる機能
Business Basic 主要なサービスだけに絞ったプラン540円/月Word Excel PowerPoint Teams Exchange, OneDrive SharePoint
Business Standard 必要な機能が一通りそろった標準プラン1,360円/月Outlook Word Excel PowerPoint Publisher Access Teams Exchange OneDrive SharePoint
Business Premium リモートワークやセキュリティ対策も可能2,180円/月Outlook Word Excel PowerPoint Publisher Access Teams Exchange OneDrive SharePoint Intune Azure Information Protection
App アプリのみのプラン  900円/月Outlook Word Excel PowerPoint Publisher Access

Outlook365の使い方

ここからは、Office365の中でも使用頻度が高いOffice365の使い方をお伝えします。

Outlook365の利用方法

パソコンに入っているOffice365を起動します。

起動したらOutlookのアイコンをクリックします。

Outlook365が自動的に開きます。

Gmailなど紐づけたいメールアドレスがある場合は、画面の指示に沿って処理を行います。

ログインできると、メールボックスが開きます。

左上の「新しいメール」を押すと、メール作成画面が表示されます。

宛先やCC(BCC)、件名と本文を入力すれば送信できます。

Outlook365では予定表の管理もできます。

左下のカレンダーマークを押すと、予定表の画面に遷移します。

指定の日付をクリックして、スケジュールを入れられます。

上部の「会議出席依頼」を押すと、関係者を予定に招待できます。

これらがOutlook365の基本的な機能です。

ご自身の使いやすいようにフォルダ分けしたり、表示形式を変えたりしてみてください。

Outlook365の便利な機能

Outlook365を使うときはショートカットキーや定型文の登録などを行うと、よりスムーズにメールの送受信を行うことが可能です。

Outlook365のショートカットキー

仕事を効率化するためにショートカットキーを使用される方は多いでしょう。

Outlook365を使用する際に役に立つショートカットキーをご紹介します。

ショートカットキー機能
Ctrl+Rメールの返信
Ctrl+Fメールの転送
Ctrl+N新しいメールの作成
Ctrl+Eメールの検索
Ctrl+Enterメールの送信
Ctrl+Y他のフォルダへ移動
Ctrl+Pメールの印刷
Ctrl+Shift+O送信トレイに切り替え
Ctrl+Shift+I受信トレイに切り替え
Ctrl+O受信メッセージを開く
Ctrl+M新しいメッセージを確認

これらはほんの一部ですが、日々のメールのやり取りに取り入れることで時間を短縮できます。

ぜひ活用してみてください。

よく使う文章の登録

Outlook365ではよく使う文章を登録できます。

登録の方法は以下の通りです。

定型文を作成し選択します。

挿入タブの「クイックパーツ」から「定型句」を選択します。

「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」をクリックし、定型句の名前を決めて「OK」を押します。

登録すると「クイックパーツ」の「定型句」から登録した文章を簡単に挿入できます。

日時を指定して自動送信

Outlook365では、日時を指定して自動送信できる機能があります。

最初に送信したい文章を作り、オプションタブから「配信タイミング」を選択します。

新たなタブが開かれるので、送信したい日時を指定し「閉じる」を押します。

設定が終わったら「送信」を押すと、指定した日時にメールを自動送信することが可能です。

リマインドの連絡など、あらかじめメールすることが決まっている場合などは自動送信機能を活用しましょう。

まとめ

今回はOutlook365やOffice365の機能、使い方などについて詳しく解説しました。

Office365には、ビジネスを進めるうえで効率化やスピードアップに役立つツールが目白押しです。

Outlook365も豊富な機能を備えているので、最大限活用いただき、日々のメールを含めた業務全般の生産性アップにつなげてください。