営業メールで新規開拓!準備から送信後までの流れや例文を紹介

営業活動の新規開拓として用いられる「営業メール」。

飛びこみ営業やテレアポよりも効率的に営業ができますが、営業メールの準備から作成、送信後までの詳しい流れを知らない人も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、営業メールの新規開拓におけるメリット・デメリット、作成の流れやコツを解説します。
顧客に響く営業メールを作成して、新規顧客の獲得・売上アップへとつなげましょう。

営業メールで新規開拓するメリット

営業メールで新規開拓をするのは、対面や電話での営業にはないメリットがあります。

営業メールを最大限活かせるように、メリットを把握しておきましょう。

効率的に多数の顧客へ営業できる

営業メールは、多数の顧客へ効率的に営業できるメリットがあります。

一度に何通も送信できるうえに、メールを受け取れる企業であれば国内・海外問わずにアプローチできるからです。

ひな形を準備しておけば、効率的にメールを作成できるのも営業メールならではの利点。

一方、飛びこみ営業は移動する時間や口頭で説明する時間が必要。

そのため、1件ごとにかかる時間が長くなる傾向があります。

複数の顧客の新規開拓を目指すなら、営業メールを利用したほうが効率的に進められるでしょう。

時間や場所に制約されない

メールであれば時間や場所に制約されずに、新規開拓の営業ができます。

基本的に顧客の営業時間内であれば営業メールはいつ送信しても問題なく、社内や出先、自宅からでも送れるからです。

もし時間を指定して送りたい場合でも、予約配信を利用すれば自分の都合に合わせてメールの準備が可能。

飛びこみ営業は、顧客の営業時間や担当者の都合に合わせて訪問しなければなりません。

営業メールは、時間や場所に制約されないため、テレワークの多い現代でも取り入れやすい新規開拓の手段です。

資料を添付して詳細を説明できる

営業メールはPDFにして資料を添付できるため、自社のサービスや商品の詳細を伝えやすいメリットがあります。

飛びこみ営業の場合、訪問できたとしても資料を受け取ってもらえず、詳細を話せないことも多くあるでしょう。

また、テレアポは顧客に資料を送付していいか事前に確認してからメールや郵送で送るため、手間がかかってしまいます。

営業メールは同時に資料を送れるので、目を通してもらえる可能性が高い方法です。

営業内容をテキストで残せる

営業メールは顧客に営業した内容をテキストとして残して、他の顧客や次の営業で活かしやすいメリットがあります。

送信した営業メールの開封率や成約率が悪かった場合、記録があれば原因を分析できるからです。

一方で、対面での営業や電話営業は、話した内容をすべて覚えておくのは難しいでしょう。

営業内容を振り返って次に活かしやすいのは、テキストで記録が残る営業メールといえます。

営業メールで新規開拓するデメリット

メリットの多い営業メールですが、新規開拓の際に利用するデメリットもあります。

デメリットをあらかじめ知っておくと、対策が取りやすくなるでしょう。

読んでもらえない可能性がある

デメリットとして、営業メールは読んでもらえない可能性があります。

日々いろんな企業からメールを受け取っている相手だと、見落とされていたり後回しにされたりします。

普段からパソコンやメールを使わない業種であれば、一層見てもらえないでしょう。

開封率が低い場合は、メールの件名や内容を改善したり、飛びこみ営業やテレアポなど別の営業方法を取り入れたりしましょう。

相手の反応が目で確認できない

対面での営業と違い、営業メールは相手の反応を目で確認できません。

営業内容に興味を示してくれたかどうかがわからないと、次のアプローチの仕方を検討するのが難しくなります。

営業メールを作成する際は、興味をもってくれた顧客が次のアクションを起こしやすいような内容を意識しましょう。

送りすぎると悪い印象を持たれる

反応がないからといって何度も営業メールを送ると、相手から悪い印象を持たれてしまいます。

顧客からアクションをもらえない場合、不要と判断して対応していない可能性は大きいです。

不要と感じているにもかかわらず、何度も同じようなメールを送ると相手は迷惑に感じます。

やみくもにメールを送るのではなく、顧客にとってメリットがあるのか確認したうえで、利益が伝わるような内容にすることが大切です。

新規開拓の営業メールの準備から送信後までの流れ

ここからは、新規開拓の営業メールの準備から送信後までの流れをお伝えします。

一連の流れを頭に入れておけば、営業計画や顧客ごとの対策が取りやすくなります。

①企業用のアドレスを準備する

まずは、企業用のアドレスを準備しましょう。

企業用アドレスとはフリーメールではなく、独自のドメインを取得して作成するアドレスです。

誰でも利用できるフリーメールから連絡が来ると、信頼性に欠けてしまいます。

しかし、企業用のアドレスであればメールを受け取った側に信頼してもらいやすく、開封率が上がります。

会社名を把握してもらう効果もあるため、営業メールを送信する前に企業用のアドレスの準備は欠かせません。

②目標の設定をする

営業メールを送る前に、目標の設定も重要です。

目標のないままメールを送り続けても「営業メールの効果がどのくらいか」がわからず、成約につなげる改善策も見つけられません。

以下の5つの項目における目標を設定しておくと、営業メールの効果や改善点が見えてきます。

配信数・配信したメールの総数 ・ある程度の配信数は確保する必要がある
到達数・配信したメールが相手に届いたかどうかを示す数値 ・顧客リストの見直しの参考になる
開封数・顧客にメールを開封して本文を見てもらえた数 ・少ない場合は件名で不要と判断されている可能性が高い
クリック数・メール内のURLなどにクリックされた回数 ・メールを読んだうえでどのくらい興味を持ってもらえたかを確認できる
CV(コンバージョン)数・顧客が営業メールを通して商品の購入や問い合わせなど次のアクションを起こした数 ・CV数を高めることが売上へ直結する

これらの目標値を設定し、プロセスの中でどのくらい達成できているのか随時確認しましょう。

③顧客リストを作成する

顧客リストの作成も、営業メールを送る前に必ず行いましょう。

SFAなどのツールを活用しながら、ターゲットとなる顧客一覧を作成します。

リストには主に顧客情報やアプローチ履歴などをまとめておきます。

リストは一度作成して終わりにするのではなく、到達数や開封数などを確認しながら定期的に見直しましょう。

④件名を決めて本文を書く

準備が完了したら、メールの作成に移ります。

まずはメールの顔となる件名を決めましょう。

次に本文を作成し、資料をPDFにして添付します。

⑤送信先や本文を確認し営業メールを送る

メールの作成が完了したら、送信先や本文の確認をして送ります。

確認の際は、以下のことに注意してみてください。

  • 送信先に間違いはないか
  • 誤字脱字はないか
  • 機種依存文字と特殊記号を使っていないか
  • 文字化けしていないか
  • 添付資料はデータ圧縮しているか

機種依存文字や特殊記号は文字化けする可能性があります。

顧客が読みやすいメールのためには、使用しないようにしましょう。

⑥返信があったらすぐに対応する

メールを送った顧客から返信や問い合わせがあったら、すぐに対応しましょう。

対応が早いほど、成約につながりやすくなるからです。

ときには、すぐに対応できない場合もあるかと思います。

その場合は、いつまでに対応できるかを伝えて、安心感を持ってもらいましょう。

⑦営業メールの効果を分析する

営業メールの効果を分析することも大切です。

結果だけでなくプロセスに目を向けて、新しい顧客や次の営業への対策を考えます。

たった一度の改善だけでは、すぐに効果を出すのは難しいでしょう。

何度もPDCAサイクルを回して、成約へとつながる営業メールを作成していく必要があります。

商談につながる!新規開拓の営業メール作成のコツ

新規開拓の営業メールを商談につなげるためには、いくつかコツがあります。

ここでご紹介するコツを意識して、顧客に響く営業メールを作成しましょう。

興味を引く件名を付ける

商談につながる営業メールのためには、興味を引く件名を付けることが重要です。

興味が出るような件名であれば、メールを開封して本文を読み進めてくれる可能性が上がります。

たとえば、以下のことを意識して件名を付けましょう。

  • 長くしすぎずシンプルでわかりやすくする
  • 顧客のメリットを強調する
  • 数字を入れてメリットに具体性を出す

「〇〇の件のご案内」ではなく「〇〇にかかる時間を約30%カットできます【〇〇株式会社】」など、一目でメリットを理解してもらえるような件名が理想的です。

伝えたいことをわかりやすく書く

メールの本文は伝えたいことをわかりやすく書きましょう。

開封されてもわかりづらいメールは読み飛ばされるため、成約率が下がってしまいます。

まずは、伝えたいことをひとつに絞るとよいでしょう。

長文になりすぎず読みやすい本文が書けます。

また、メールを受け取る側の気持ちを考えると、読みやすいメールが作成できます。

顧客にとって必要な情報・不要な情報を考えて、メールに記載する内容を取捨選択しましょう。

ベネフィットを記載する

営業メールは、自社の商品やサービスの概要を伝えるだけでは、顧客に響きにくい内容になってしまいます。

商品やサービスを通して顧客にどのようなベネフィット(利益)があるかを記載することが大切です。

「〇〇は顧客管理ができるシステムです」だけではなく「〇〇を利用すると効率的に営業できるようになります」と購入したあとをイメージできるような内容にしましょう。

ベネフィットとあわせて、顧客に起こしてほしいアクションの記載も大切です。

「お問い合わせ」や「申し込み」など、明確に示しましょう。

商談の候補日を提示する

商談へつなげるためには、こちらから候補日をメールの本文で提示するのも効果的です。

「この日程であれば都合がよいかも」と、商談を前向きに検討してもらえる確率が上がります。

また、日程の調整を丸投げしてしまうと、顧客は面倒に感じてしまうため、返信率は下がってしまいます。

顧客が都合のよい日を選びやすくするために、候補日は複数提示して商談へつなげましょう。

問い合わせ先を明記する

営業メールには問い合わせ先を必ず明記しましょう。

顧客が疑問を抱いたときに、速やかに問い合わせできるようにするためです。

問い合わせ先が明記されていないと、顧客は自身で調べる必要があります。

手間を取らせてしまうのは、顧客目線とは言えません。

また、すぐに問い合わせできないと、興味を持ってくれたとしても行動へと移してもらえない可能性があります。

営業メールには問い合わせ先を明記して、顧客が次のアクションを起こしやすいようにしましょう。

新規開拓の営業メールの例文やテンプレートで効率化

新規開拓の営業メールは、例文やテンプレートを用意して、作成の効率化を図りましょう。

ここでは、例文を紹介するので、作成時に参考にしてみてください。

株式会社〇〇 〇〇様

突然のご連絡にて失礼いたします。

△△株式会社 営業部の田中と申します。

貴社の事業に弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思いご連絡いたしました。

【サービス名】をご活用いただくと、貴社の〇〇コストを〇%カットできる効果が期待できます。

【サービス名】はこれまでに200社の導入事例があり、〇〇を最大〇〇%削減した実績がございます。

もしご興味がございましたら、一度お話しする機会をいただけますと幸いです。

以下の候補日の中から、ご都合のつく日程をご教授いただけないでしょうか?

〇月〇日(〇)〇時~〇時

〇月〇日(〇)〇時~〇時

〇月〇日(〇)〇時~〇時

気になる点がありましたら、お気軽にご連絡ください。

△△株式会社 営業部

田中 太郎

電話番号:000-0000-0000

メールアドレス:〇〇@~~.com

新規開拓の営業メールにおすすめの配信ツール

メール配信サービスを利用すれば、効率化することが可能です。

営業メールの効果測定をする機能も備わっているため、素早くPDCAサイクルを回せます。

おすすめの配信サービスを2つ紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ブラストメール

出典:ブラストメール

約20年にわたってメール配信サービスを提供しているブラストメールです。

11年連続、顧客導入数のシェアが業界ナンバーワンを誇り、安心して利用できる実績があります。

初めての人でも簡単にメール配信できることを追求しているサービスです。

使いやすさ重視の方におすすめできます。

配配メール

出典:配配メール

配配メールは、配信から効果測定、改善をワンストップで提供するサービスです。

メールマーケティングのトレンドや事例から得た、運用ノウハウや成功事例を提供してくれます。

営業メールの成果の最大化を目指しているなら、ぜひ利用を検討してみましょう。

まとめ

営業メールで新規開拓するメリット・デメリット、作成の流れやコツを解説しました。

営業メールは、効率的に多くの顧客にアプローチをかけられ、営業内容を簡単に記録できるメリットがあります。

配信前には目標を立て、メールの件名や本文が顧客に響くよう工夫すると、高い営業効果が期待できるでしょう。

営業メールの例文やテンプレート、配信サービスを使いながら、新規顧客の獲得・売上アップにつなげてください。