インターネット取引の浸透やリモートワークの普及などを背景に、電子サインを導入する企業が増えています。しかし、電子サイン付きのデータを扱った経験がなければ、電子サインがどのようなシステムなのか分からないという人も少なくないでしょう。
そこで今回は、電子サインの基本的なポイントやメリットを詳しく解説します。電子署名との違いや人気がある電子サインサービスも併せて紹介するので、参考にしてください。
この記事は、次のような人におすすめの内容です。
・電子サインや電子署名に関心がある人
・電子サインを利用するメリットが知りたい人
・電子サインサービスの導入を検討している人
電子サインとは
電子サインとは、認証プロセスや記録物などを総称する言葉。例えば、
・メールでの本人確認
・生体認証（指紋、静脈、声紋など）
・電子データへのサイン
などが電子サインに分類されます。
法的効力がある電子サインを使えば、サインした本人が契約などに合意したことを表せます。しかし、そのためには、電子サインの正当性をきちんと証明できる環境や技術が必要不可欠です。
電子サインに法的効力を持たせるには、認証局で電子証明書を発行しなければ行けません。手続きをしていない状態で電子サインをしても、法的効力は認められないので注意しましょう。
電子署名との違いは
電子署名とは、電子サインの種類の1つで法的効力を持つもの。そのため、電子文書に電子署名を付与すれば、契約書などへの合意も可能です。電子署名付きの文書は、「署名した人が本人であること」「署名が付与されてから文書が改ざんされていないこと」を証明できます。
会社同士で交わす契約書や請求書などの書類をインターネット上でやり取りしたいと考えている人は、電子署名について詳しく確認すると良いでしょう。
電子サインを導入するメリット
電子サインシステムを導入するメリットとして
- 事務費用の削減
- 人件費の削減
- 業務効率のアップ
- 保管スペースの削減
が挙げられます。
1つずつ見ていきましょう。
事務費用の削減
電子サインを使えば、書類の印刷費用や郵送代がかかりません。また、会社での契約件数が多かったり、1回あたりの契約金額が大きかったりすると印紙代がかかりますが、電子契約は印紙も不要。
つまり、電子サインを導入することによって大きなコスト削減につながるといえます。
人件費の削減
書類を紙に印刷したり、郵送したりする作業は意外に時間がかかる作業です。しかし、電子サインを使ってインターネット上で文書をやり取りすれば、こうした手間は最小限に抑えられます。
結果、事務作業にかかっていた人件費を削減することが可能。浮いた人件費を他に投じたり、手が空いた人材に別の作業をお願いしたりなどもできるでしょう。
業務効率のアップ
電子サインを導入して文書を電子化すれば、社内全体の業務効率の改善につながります。
例えば、事務担当は書類を用意する手間が省けますし、営業担当は取引先まで書類を持っていなかなくてすむでしょう。取引先から返送されるまでの待ち時間も短くなる可能性があります。
保管スペースの削減
紙ベースで書類をやり取りする際に必要なのが保管場所です。数枚であれば保管スペースに困ることはありませんが、何百枚、何千万単位の書類になるとある程度まとまった空間が必要となります。
電子サインを導入して書類を電子データで保存すれば、パソコンやクラウドで管理できるので保管場所が不要となります。失くすことも無く、探すのも簡単です。
電子サインのおすすめサービス7選
電子サインを導入するなら、専用のサービスの利用がおすすめです。自社で一からシステムを作るよりもスピーディに電子サインを利用することができ、使用感やセキュリティ面も安心です。
GMO電子印鑑Agree
GMO電子印鑑Agreeは、GMOインターネットグループによって運営されている電子サインサービスです。料金は月額8,800円からで、ハンコや手書きサインなどにも対応しています。
できるだけ料金を抑えて電子契約を結べるツールを探している人には、GMO電子印鑑Agreeの利用がおすすめです。
Adobe Sign
Adobe社が運営するAdobe Signは、電子サイン欄を追加できるプランが用意されています。Webサイトのフォームに入力欄を設置できるので、オンライン取引に電子サインを活用したい人におすすめのサービスです。
ドキュサインの電子署名
アメリカの会社によって運営されているDocuSign（ドキュサイン）は、世界で高いシェアを得ているツールです。豊富な言語に対応しており、他ツールと連携しやすいため、すでに会社でSalesforceやSlackなどのツールを導入している場合は、DocuSignの利用を検討してみると良いでしょう。
NINJA SIGN
株式会社サイトビジットが運営しているNINJA SIGN（ニンジャサイン）は、クラウド上ですべての作業が行えるツールです。自社だけでなく、相手方の記入が必要な文書にも対応しており、利用料金は月額固定。ランニングコストが把握しやすいのが特徴です。
クラウドサイン
弁護士ドットコム株式会社によって運営されるクラウドサインは、文書のテンプレートが豊富な電子サインツールです。クラウドサインを活用すれば、NDAや受発注書、入社書類などの作成・サインができます。
BtoBプラットフォーム 契約書
BtoBプラットフォーム 契約書は、導入した会社のうち50万社で対応工数削減が認められた電子サインサービスです。契約の機密性や信用性を確保するために、最新のブロックチェーン技術を導入しているのもBtoBプラットフォーム 契約書ならではの特徴として挙げられます。
WAN-Sign
株式会社ワンビシアーカイブズが運営するWAN-Signは、セキュリティに力を入れている電子サインサービスです。プランに寄りますが、法的効力がある電子契約にも対応しているため、個人間取引だけでなく、企業間取引でも使用可能。
個人と企業の両方から電子サインをしてもらいたい場合は、WAN-Signを利用するといいでしょう。
まとめ
今回は、電子サインについて紹介しました。解説した内容をまとめると以下の通りです。
・電子サインとは、認証プロセスや記録物を総称するもの
・電子署名は電子サインの一種で、記録や署名に真心性を持たせるプロセス
・電子サインを導入すれば、コスト削減や業務効率の改善につながる
・電子サインツールは数多くある
電子サインを会社に導入する場合は、セキュリティ面の不安も軽減される専用ツールの導入がおすすめです。本記事で紹介した内容を参考に、自社に合ったものを探してください。
<参考>
