見える化は、企業内でよく耳にする言葉です。見える化を理解することで業務の効率化や問題解決が期待でき、より多くの目的を果たせるようになります。「見える化って結局どういうこと？」「どんなふうに導入するべき？」などという疑問をお持ちの方はぜひ参考にしてください。
見える化とは
見える化とは、業務の進行状況や実績などを誰もが見やすいように表すものです。業務に取り入れることで、問題発見や改善に繋げることができます。何のために見える化をするのか目的を理解するとともに、注意点を知ることが見える化の効果を発揮するために重要なポイントです。
見える化の目的
ここからは、見える化の目的とされている5つの項目を解説します。
１．個人が持つスキルや情報を共有する
社内にはさまざまなスキルを持った従業員がいますが、その従業員個人が持っているスキルや知識、ノウハウの多くは個人の頭の中にあり、相手に伝えることが難しいものとなっています。
この個人にあるスキルやノウハウを見える化によって相手に示し、共有することで他の従業員も認知できるため、より効率的な業務を行うことができます。具体的には、会議などを重ねながら形式的に伝えていく方法があります。
２．方針を見える化することで仕事のパフォーマンスを上げる
企業方針を見える化することで目指す方向を統一させ、仕事のパフォーマンスをあげる手法です。それぞれが違う方向に進んでいては、組織の雰囲気が悪くなり仕事に支障がでてしまいます。
企業の方針やビジョンを見える化し、価値観を共有することで個人ではなく組織において共通の方向性が定まり、より主体的に仕事をこなせるようになります。
３．考えられる可能性を見える化して予防策を考える
問題が発生する前に、様々な事柄を予測して問題の発生を予防する手法です。予防策を考えるためには、正常な状態と異常な状態を見える化により明確にすることで、起こりうる事柄に対しての予防策を考えることができます。
４．無駄を見える化することで業務価値を改善する
無駄の見える化は、業務の効率化だけではなく業務の価値を上げることにつながります。それぞれがやりがいのある仕事ができ、個人の仕事または企業への貢献度を高めるためには無駄を認識することが大切です。
いま何が必要で何が不要かという現状把握が業務に対する価値を深め、更なる高みへと目指すことができます。
５．個人の成長を見える化して組織を強化する
成長の見える化により、組織を強化する手法です。成長を見える化することにより、個人の成果が認められることによるモチベーションの高さや自信に繋がります。
例えば、毎月の成果を社内で共有し、成長のための施策を知ったり、改善に向けての意欲を高めあったりすることも行われています。前向きな思いで働く人が多いほど、組織も強化されます。
見える化と可視化の違いについて
見える化と可視化は、見える状態にするという意味では同じですが、少し意味合いが異なります。
可視化とは、見えるようにするために、見ようとする意志の元で文字や数字を見える状態にすることを意味します。それに対し見える化は、見ようとする意志とは関係なく、見える状態にするという意味になります。つまり、見える化は「目で見る管理」といういわば個人の意思とは関係なく見えるようにするというものなのです。
見える化の例として有名なのは、会社の営業実績です。毎月の個人の成果を張り出すことにより必ず目に入るようになり、場合に応じては会議や打ち合わせが開かれて成果の報告が行われます。
見える化の注意点
ここからは、見える化するにあたっての注意点を解説します。
１．なぜ見える化をするのかを明確にする
見える化は、実践するだけではメリットを生むことはできません。「なぜ見える化を行うのか」「見える化が組織全体にとってどのような結果をもたらすのか」をあらかじめ従業員へ説明し、共有する必要があります。
個人の意思とは関係なく見える状態にするものが見える化なので、中には不満や抵抗を感じる人も出てくる場合があります。組織の強化や仕事のパフォーマンス向上のための目的を明確にすることで、個人がすべきことも見えてくるようになるなど、主体的な取り組みにも繋がります。
２．見える化しすぎない
見える化は、業務改善のための手段です。必要以上の見える化は従業員に対して圧迫感を感じさせるほか、組織さえも圧迫させることとなってしまいます。企業が目指す目標を明確にし、そのために何を見える化すればいいのかをしっかり定めましょう。
また、すべての情報が目で見えるようになればいいというわけではありません。ときには個人が考え、自ら情報を取り入れることも大切です。必要であれば個人がその情報を見られることができる状態にしておきましょう。
見える化の導入例
それでは、見える化をどのように導入すればよいのでしょうか。以下、3点について解説します。
１．業務量を把握する
２．業務内でのトラブル
３．社員の勤務状況
１．業務量を把握する
業務量を見える化することで、それぞれのタスクに必要な時間を算出できるようになり、残業をへらすことができます。また、個人以外にもほかの社員の抱えているタスクも把握できるので、助け合うことによりチームワークの向上も期待できるでしょう。
さらには、業務量の見える化により無駄な作業が見えるためで、改善すべき問題点を特定できるようになり、業務の効率化を図ることが可能となります。
２．業務内でのトラブル
業務上のトラブルや、スケジュールを超過しているものなどを見える化することで、すぐに対応できたり対応の遅れを防げたりすることができます。
どんなトラブルがあるのかが一目でわかるので、必要に応じて担当者につなぐこともできるでしょう。
３．社員の勤務状況
社員の勤務状況を見える化することにより、迅速な勤務管理が可能になります。さらに、勤怠管理ができるシステムの導入により、社員の勤怠管理に費やす時間を削減することができます。
見える化で目標達成の近道を目指そう！
業務内容やプロセスを見える化することで、仕事のパフォーマンスを上げることができ、組織の向上にも繋がります。
何を見える化すればいいのかを、時には社員の立場に立って考えることも大切です。組織、そして企業の成長のためにそれぞれが手を取り合い、まずは見える化の目的を明確にしながら何を取り入れるべきかを考えることから始めましょう。
