企業の売上を維持するために欠かせない営業活動。毎日営業をしていても、日々の活動を報告している人は少ないのではないでしょうか。営業活動の報告書を作成することは、客観的な視点から行動を見直し、営業状況を分析することに役立ちます。
さらにアプリやSFAなどのツールを使えば、活動状況を分析して今後の経営に役立てたり、マーケティングに活用したりすることも可能です。
今回は営業活動報告書を作るメリットや、作成する際の注意点、おすすめのツールについて解説します。
営業活動報告書とは
営業活動報告書とは、日々の営業活動の詳細や現在抱えている課題、これからやるべきことを洗い出すための文書です。
社内で営業状況を共有できるなどメリットは多岐にわたり、営業活動の生産性を高めるために役立つでしょう。
従来はExcelやWordで記録することが一般的でしたが、近年ではクラウドを活用した営業管理ツールなどに書き込むことが多くなっています。
営業活動報告書のメリット
営業活動報告書のメリットは属人化を防げることや、現状の課題を把握して次のアクションにつなげられることが挙げられます。
5つのメリットについて詳しく見てみましょう。
課題や次のアクションが明確になる
営業活動報告書を作る1つ目のメリットは、課題や次のアクションを明確にできることです。
商談の中で得たクライアントの懸念事項などを書き出すことで、次の訪問時に何をするべきかがわかりやすくなります。
さらに営業部門全体に課題やアクションを共有できるため、営業の研修やロールプレイングの材料として活用もできるでしょう。
属人化を防げる
営業活動報告書を作る2つ目のメリットは属人化を防げることです。
訪問先の担当者情報や決裁権を持つ人、商談の内容などを報告書内に記載すれば、営業担当者が変わったときにスムーズに情報共有できます。
人の入れ替わりはどの職場にも起こり得ることなので、リスクヘッジのためにも営業活動報告書を活用することは効果的といえます。
顧客の温度感がわかる
営業活動報告書を作る3つ目のメリットは、顧客の温度感がわかることです。
一般的に報告書内には受注確度を示した「ステータス」を記載することが多いです。
現在検討中なのか、自社に発注する意向なのか、そもそも導入する意思がないのか．．．といったことを記録すれば、現在の状況が一目でわかります。
また、受注確度を一覧でわかるようにすれば、限られた時間で注力するべき案件をピックアップできるでしょう。
顧客の温度感をタイムリーに知るためにも、営業活動報告書を記録しておくことは重要です。
数字以外の営業活動の詳細がわかる
営業活動報告書を作る4つ目のメリットは、数字以外の情報をマネージャーが把握できることです。
報告書がない場合は、受注した案件の数や売上の金額に目がいってしまい、数字が評価の基準になります。
しかし活動報告書で詳細を見られれば、担当者がどのようにクライアントと会話し商談を進めていったのかが把握でき、勤務態度や営業のスキルを評価指標に加えられるでしょう。
売上の見込みを立てられる
営業活動報告書を作る5つ目のメリットは、売上の見込みを立てられることです。
項目に受注金額や受注予定日、導入予定日を記載すれば「いつどのくらいの売上が見込めるのか」が予測できます。
1年間の記録を残しておけば翌年の経営戦略を立てるのにも活用できるため、営業部門以外の戦略立案にも役立つでしょう。
営業活動報告書のデメリット
営業活動報告書のデメリットは、内容を分析しにくいことや作成に時間がかかること、タイムリーに共有する必要があることです。
それぞれのデメリットについて詳しく解説します。
内容を分析しにくい
営業活動報告書のデメリットの1つ目は、内容を分析しにくいこと。
特にExcelやWordなどのフォーマットの場合は、文章を書いているものが多いためデータ化しづらく、営業活動の分析には適しません。
営業以外の業務に活用するためには、クラウド型アプリを使ってフォーマットを統一し、必要に応じてマクロ分析できるような型に落とし込むことが必要です。
報告書作成の時間がかかる
営業活動報告書のデメリットの2つ目は、作成に時間がかかることです。
毎回の商談後にシステム入力する必要があるため、どうしても作成に時間を取られてしまいます。
他の業務で忙しいときは作成の時間を取れないこともあるかもしれませんが、スキマ時間を使うなどして、コツコツ入力することが必要です。
タイムリーに共有する必要がある
営業活動報告書の3つ目のデメリットは、タイムリーに共有する必要があることです。
受注確度を高めるためにはクライアントの熱が冷めないうちに次のアクションを練る、要望に対処する、といったスピーディーな対応が大切です。
そのためには報告書をなるべく早く作成し、社内に共有することが理想的といえます。
営業活動報告書に入れるべき基本項目
営業活動報告書に入れるべき基本項目を紹介します。
これから新たなツールで報告書を作る際は参考にしてみてください。
- 訪問日時
- 営業担当者
- 訪問相手の情報
- 受注予定の金額
- 受注予定日
- 導入予定日
- 商談の目的
- 商談内容
- 提案商品
- 次のアクション
- 受注確度
- 受注・失注理由
基本項目は上記の通りですが、必要に応じて上司が確認したかわかるようチェック項目を入れる、もしくは上司のコメント欄を作るなどすると、よりスムーズな共有ができます。
営業活動の報告におすすめのツール
営業活動報告書を効率よく作成するためには、SFAやCRMといったツールを使うことが大切です。
クラウド上で管理ができて、営業活動報告書をアプリで作成できるおすすめのツールを3つご紹介します。
Salesforce
出典：Salesforce
Salesforceは世界でトップシェアを誇るSFAツールです。
営業活動報告の際に入力する項目を自由に選べて仕様も変更できる、カスタマイズ性の高さが特徴的です。
特定の項目を抽出したレポート機能や、グラフで売上見込みを記したダッシュボード機能も充実しており、経営者向けのツールともいえます。
Senses
出典：Senses
Sensesは「現場主義」をコンセプトにしたセールスプラットフォームです。
営業活動状況をAIが自動分析し、リスクや次のアクションを提示してくれるという革新的な機能が搭載されています。
また自動文字起こし機能や名刺のスキャン機能も搭載されており、忙しい営業マンの負担を減らす工夫がなされていることも特徴的です。
Kintone
出典：Kintone
Kintoneは営業活動報告をはじめとして、さまざまな部門のシステム管理にも応用できるツールです。
視覚的にわかりやすく、マニュアルを見なくても操作できる使い勝手のよさが特徴的です。
日本のソフトウェア企業であるサイボウズ株式会社が提供しているため、日本の企業目線で作られている点もポイントといえるでしょう。
まとめ
今回は営業活動報告書を作成する効果や注意点、おすすめのツールを紹介しました。
営業活動報告書を継続して作ることは、商談の情報を共有しスピーディーに対応する体制を整えることにつながります。
毎日記録することはたしかに大変ですが、SFAなどのツールを利用すればそこまで手間はかかりません。
ぜひこの機会に営業活動報告書の作成を習慣にしていただき、自社の営業活動を盛り上げていきましょう。
