社外とのコミュニケーションを円滑にするLINE WORKS|外部トーク連携の活用法も解説

社外とのコミュニケーションを図る際にLINE WORKSを導入しようと考えている企業の方もいらっしゃるのではないでしょうか?LINE WORKSは外部トーク連携を使うと、外部のLINEやLINE WORKSと連絡ができるので非常に便利です。

そこで今回の記事ではLINE WORKS外部トーク連携活用法についてご紹介します。外部のLINE、LINE WORKSアカウントと連携を行う際の設定についても詳しく記載しているので、LINE WORKSの外部トーク連携を検討している場合は参考にしてください。

LINE WORKSとは?

画像出典:LINE WORKS

LINE WORKSとはLINEと同じ使用感で使えるビジネスチャットツールです。LINEおなじみのチャットやスタンプを使うことができるので、コミュニケーションをより明るく楽しいものにできるのが大きなメリットです。

ノートや予定、フォルダの機能を活用することも可能なので、よりお互いのコミュニケーションや連携感を高めることも可能です。個人LINEや他社のLINE WORKSユーザーとも繋がることができるので社外との連絡を取れることが魅力となります。

LINE WORKSの外部トーク連携機能

画像引用:LINE WORKS

LINE WORKSでは外部連携機能を活用することで社内だけではなく、社外の個人LINE、LINE WORKSアカウントと連絡を取ることができます。アンケート調査やスケジュールの調整なども容易なので、コミュニケーションの効率化に繋がるのがポイントです。

また、LINE WORKSはセキュリティ性が高いことから、社外の方とも安心して連絡を取ることが可能です。重要なファイルのやり取りを行う際でも不安に感じることなく、共有し合うことができるので、セキュリティ性を気にする企業にも向いています。

外部のLINE、LINE WORKSアカウントと連携する手順

LINE WORKSを外部のLINE、LINE WORKSと外部連携を図る際には細かく手順を設定することが必須です。そこでここからは外部のLINEアカウントと連携する方法と、外部のLINE WORKSアカウントと連携する方法に分けてご紹介します。

いずれも外部の型と連絡を取る際に必要な重要な手続きとなっています。そのため、しっかりと手順を確認して正確に設定できるように努めましょう。

外部のLINEアカウントと連携する方法

外部のLINEアカウントと連携する場合は下記の手順で設定を行いましょう。

  1. 管理者画面の左側メニューの 【サービス】を開き、 【トーク】を選択しましょう。モバイルの場合はアイコンをタップするとメニューが表示される仕様なので、注意が必要です。
  2. 【外部ユーザーとのトーク】タブをクリックまたはタップします。
  3. 【連携設定】右側のアイコンを選択し、使用可否を設定しましょう。
  4. 【保存】をクリックまたはタップした後に有効にすることで、利用メンバーの管理、利用メンバーなどの自動追加を設定できます。
  5. 設定完了。

この項目はライトプラン以上で設定できるようになっているので、設定できないという場合は、登録しているプランを必ず確認しましょう。

外部のLINE WORKSアカウントと連携する方法

外部のLINE WORKSアカウントと連携する場合は下記の手順で設定を行いましょう。

  1. 管理者画面の左側メニューの 【サービス】を開いて【トーク】 を選択します。LINE WORKSにおいてもモバイル版ではアイコンをタップするとメニューが表示される仕様となります。
  2. 【外部ユーザーとのトーク】タブをクリックまたはタップします。
  3. 【連携設定】 右側のアイコンを選択し、使用可否を設定します。
  4. 【保存】をクリックした後に【連携設定】で有効もしくは無効を選択します。有効した後で、利用メンバーの管理、利用メンバーへの自動追加を設定できるようになり、手続き完了です。

こちらの項目もライトプラン以上で設定できます。また、【連携設定】の利用中に設定を無効にしてしまうと、外部のLINE WORKSユーザーと自社のアカウントのトークルームが削除されるので注意が必要です。

LINE WORKSの外部トーク連携機能のメリットとは?

LINE WORKSの外部トーク連携機能を活用することで下記のメリットが得られます。

  • 日程調整、アンケート調査を効率化できる
  • 既読が付くのでお互いに安心できる
  • 画像や動画の共有もしやすい
  • グループ化することで、社外の方と情報共有がしやすくなる

いずれも仕事の効率化に結び付くようなメリットばかりになっているのが特徴的です。ここからはそれぞれのメリットについて詳しくご紹介するので、LINE WORKSの導入を検討している方は是非ご参考にしてください。

日程調整、アンケート調査を効率化できる

画像出典:LINE WORKS

LINE WORKSの外部トーク連携機能を活用することで、外部の方や取引先との日程調整やアンケート調査を効率化できます。トークルームを作成できるので複数人で予定を立てる際にも便利です。

また、アンケート調査では下記のテンプレートがあるので非常に便利です。

  • 会食日程・メニューアンケート
  • イベントの出欠調査
  • トレーニング満足調査
  • デザインの意見調査
  • サービス利用調査

これらのテンプレートが既に備わっているので、外部の方からの意見やデータを集めやすくなります。外部の方の意見を積極的に取り入れたい時に役立つでしょう。

既読が付くのでお互いに安心できる

画像出典:LINE WORKS

メールやチャットなどでは既読機能が無いので、お互いに読んだのか読んでいないのか分からないことがあります。ただ、LINE WORKSであれば既読機能があるのでお互いが読んだのかすぐに確認しやすいのがメリットです。

また、通知が来るので営業や出張で外出が多い場合でも安心です。よりコミュニケーションにおけるストレスを軽減できるので、スムーズなやり取りを望む企業にとって導入する価値が高くなります。

画像や動画の共有もしやすい

画像出典:LINE WORKS

LINE WORKSでは簡単にトーク画面から写真や動画ファイルを送信できるので、イメージの共有がしやすくなっています。デザインなどを社外の方と一緒に考える場合などで特に役立つと言えるでしょう。

また、修正の際の細かなイメージもすぐに写真などを送って共有できるのでお互いで業務の効率化を図ることが可能です。より細かいレベルのすり合わせができるようになるので、成果物のクオリティの向上にも役立ちます。

グループ化することで、社外の方と情報共有がしやすくなる

画像出典:LINE WORKS

トークルームをグループ化することで、より多くのメンバーで情報共有が可能になります。会社間で規模の大きいプロジェクトなどを行う際に導入すると、両社でさらにスムーズなイメージ共有が図れるでしょう。

また、LINE WORKSではWordやExcelのファイルも共有できるので、企画書のすり合わせなども可能です。さらに、ノート機能で簡単なメモやグループカレンダーではスケジュールの共有も容易なので、さらにプロジェクト案件を効率よく進められます。

まとめ

今回の記事ではLINE WORKS外部トーク連携活用法についてご紹介しました。実際のLINE WORKS外部トーク連携の設定方法や、外部トーク連携を行うメリットについても記載しています。

LINE WORKSは普段使っているLINEと変わらない使用感で使える上に、アンケート実施、ファイル共有、既読機能など、他のビジネスチャットにはない強みが豊富です。

そのため、これから外部との連携感を強めていきたいと考えている場合はLINE WORKSの導入を検討してみましょう。