「上手くアポ取りができない。」「何とかアポは取れても結果につながらない。」こんな悩みを抱えていませんか？この記事では、アポ取りの成功率を高め、成約率アップにつがなる重要なポイントをご紹介します。
これを確実に実行できれば、アポ取りは格段に楽になり、最小の労力で最大の成果が得られるでしょう。ぜひ参考にしてください。
アポ取りの必要性
企業の成長には売上が必須であり、売上の起点になるのが「営業」です。どんなに良い商品やサービスがあっても、営業が機能して販売できなければ意味がありません。
そして、営業の最初のステップが「アポ取り」です。つまり、アポ取りを制する者がビジネスを制するといっても過言ではありません。
営業で先方を訪問する際、事前にアポを取っているか否かは、商談に持ち込める確率・成約率に大きく影響します。アポをとった場合は、事前に先方が興味を持ったポイントを踏まえて、万全の準備ができますし、先方も聞く姿勢ができているため、成果につながりやすくなります。
一方、アポなしの飛び込み営業では、先方は予定外に時間を奪われるため、話を聞いてもらうことすら難しくなります。何とか対話の機会を得られても、その時点では先方の情報が不十分なため、良い提案ができません。成約率を高めるためには、きちんとアポを取り、十分な準備をした上での訪問は必須条件です。
アポ取りの準備
アポ取りの成功率を高めるには、十分な準備が必要です。アポを取る企業が決まってから最初にすべきことは、過去の商談履歴の確認。
商談歴がある場合は、商談内容やその結果を知ることで、アポ取り時の効果的なアプローチを見出せます。また、自社がWebサイトを開設している場合には、その閲覧履歴をアポ取りに活用できます。
どういった企業が、自社のどんな情報を閲覧したのかを確認し、先方が興味を持っていそうな切り口でアポ取りを展開すると、成功率がグッと高まるでしょう。
アポ取りのポイント
アポ取りの際に気を付けるべきポイントとして
・あらかじめ候補日を絞る
・日程を決めるのを後回しにしない
・契約の見込み度を見極める
・話すのに適した場所・時間帯の選定
・事前に確認の連絡を入れる
の5つが挙げられます。
予めこれらのポイントを抑えてアポ取りを実行することで、最終目標である成約につながる可能性が飛躍的に高まります。
1つずつ見ていきましょう。
あらかじめ候補日を絞る
アポ取りのNGワード、それは「いつでも結構ですよ。」ということ。
具体的な日程を提示せずにこちらがこう言ってしまうと、相手の心理は「そこまで急いだ話ではないのか、あまり重要ではもなさそうだな」という状態になってしまいます。また、「今月後半のどこかで…」という曖昧な表現もNGです。
多すぎる選択肢は相手のストレスを生み、ストレスは拒否反応を生みます。アポの前には必ず2,3日の候補日を決めておき、先方に日程を提案する癖をつけましょう。
日程を決めるのを後回しにしない
アポ取りの際に良い感じで話ができていても、つい「日程は後日調整しましょう、追ってご連絡しますね」などと言ってしまうことがあります。これも良くありません。調子の良い時こそ、日程を決めるのを後回しにせず、まずはきっちり日程を抑えることが大切。
「鉄は熱いうちに打て」というように、後回しにすると相手の熱が冷めてしまったり、他の予定が入って後回しにされるリスクが高まります。場合によっては、その間に競合他社に先を越されることも。
「日程は必ず抑える」よう徹底しましょう。
契約の見込み度を見極める
アポ取りに際には、「成約の可能性」を見極めることも重要です。アポ取りは目的ではなく、あくまでも手段。アポが取れたとしても、相手に契約する気がゼロなら無意味な商談になります。アポ取りの際は「相手の前のめり具合」を計りましょう。
先方が前のめりな場合の特徴としては、「アポの日程決めが早い」「具体的な数字での質問がある」「他社との違いについて質問がある」などが挙げられます。成約の可能性が高い案件に時間と力を注ぐことで、仕事の効率を高めましょう。
話すのに適した場所・時間帯の選定
アポ取りの先にある成約に近づくためには、ただアポを取るだけでは不十分です。あくまでも目標は成約ですから、成約率の高まる時間・場所を選んでアポを取ることが重要。
まず、時間ですが、始業直後や終業直前の商談は避けましょう。この時間帯は先方もバタバタしますし、どうしても時間を気にしてしまい、まともに提案を聞いてもらうことができません。
次に、場所ですが、基本的には先方の事業所へ訪問しましょう。外で会う場合は、周囲が騒がしくない場所を選ぶことが大切です。自社に招く場合は、落ち着いて話ができる個室を用意しましょう。お互い話しやすくなり、商談の成約率もアップします。
事前に確認の連絡を入れる
人の記憶は完璧ではありません。せっかく苦労してとったアポを、先方がうっかり忘れてしまっていた、なんてことも良くある話です。
そこでオススメしたいのが、直前に連絡を入れること。連絡はメールでも構いませんが、少しでも親密度を高めるためには、やはり電話がベストでしょう。
心理学でいう単純接触効果で、接触機会が多いほど打ち解けやすくなります。
アポ取りの成功率を上げるには
アポ取りには時間と労力を要します。限りある終業時間の中で成果を出すためには、効率良くアポを取ることが必須要件。そして効率を良くするには、アポ取りの成功率を上げることが重要です。
そこで、ぜひ押さえていただきたいポイントが「電話をかける時間帯を選ぶ」ということ。ビジネスで目標を達成するために欠かせないのが、PDCA(計画・実行・評価・改善)のサイクルを回すことですが、これはアポ取りも例外ではありません。
アポ取りの際には、様々な気付きがあるはず。その気付きを、「良かった点」はもちろんのこと、「悪かった点」も必ず記録に残す癖をつけましょう。「悪かった点」を記録するのは気乗りしない作業になりますが、その改善効果は大きいので必ず行うようにしてください。
この時に気を付けたいのが、一度の結果にひっぱられ過ぎないこと。成功にしても失敗にしても、それはある特定のケースでその結果になっただけに過ぎません。相手が違えば正反対の結果だった可能性も十二分にあります。一度の結果に一喜一憂するのではなく、冷静に俯瞰した視点からアポ取りのアプローチ方法と成否の因果関係を分析し、効果的だと判断した手法は積極的に取り入れていきましょう。
問い合わせフォームを活用してアポ取りをする
企業のWebサイトに必ず設けてある「問い合わせフォーム」。この問い合わせフォームを利用して新規顧客の開拓を行う、という動きが広まっています。
問い合わせフォームを利用してアポ取りをする際のポイントとして
- サイトと向き合うこと
- 課題を指摘すること
- 自社商品・サービスがもたらすメリットを伝えること
が挙げられます。まず、サイトと向き合うこと、ですが、企業は、サイトユーザーが自社のサイトをどのように感じているのか、ということに興味を持っています。
そのため、サイトを見てどう感じたのか、という感想を記載することで、関心を持ってくれる可能性が高くなるといえるでしょう。次に、課題を指摘する、ということですが、企業は自社の商品・サービスの改善のため、その課題を追求しています。
したがって、課題を指摘する意見に注目する可能性が高いでしょう。ここで注意しておきたいのが、上から目線での回答をしないこと。
疑問としてぶつけてみると良いでしょう。そして、自社商品・サービスがもたらすメリットを伝えることは、メールを見た担当者に興味を持ってもらうために欠かせません。
問い合わせフォームに記載するのは簡単な内容で良いので、まずは興味を持ってもらえる内容にすると良いでしょう。
まとめ
いかがでしたか？アポ取りは売上の起点になる重要な仕事。
予め成功のためのポイントを抑え、しっかりと準備をすることが大切です。これを実行せず、ただガムシャラに数をこなすやり方は非効率なこと。正しくないアプローチは、アポ取りが不発に終わるだけでなく、先方の印象を悪くするリスクすらあります。
これらを踏まえて戦略的にアポ取りを展開し、アポの取得と商談の成功につなげていきましょう！
＜参考＞
営業でのアポの取り方の基本（電話・メール）（Sales platform）
【状況別7つの例文】アポを取るためのメール営業のコツ（配配メール）
