「オプトアウトってそういえばどういう意味なんだろう」
「なぜオプトアウトが規制されるようになったの？」
「オプトアウトで気を付けることってあるのかなあ」
このように疑問に思っている企業担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
オプトアウトはメールの受信者が配信停止依頼などを行い、事業者からの受信を拒否することです。
このオプトアウトは法律にも関係しているので、理解しておかないと知らないうちにルール違反していることがあります。
今回の記事ではオプトアウトの意味、注意点、対処法などを解説します。
実際にオプトアウト対策を行う場合の例文についても記載しているので、あわせてご参考にしてください。
オプトアウトとは？
オプトアウトの前にオプトインについても理解しておきましょう。オプトインとは、ユーザーに宣伝広告やメールを配信する際、事前にユーザーから許可を求めることを指します。
一方でオプトアウトとは宣伝メールの受け取りに関して、配信停止依頼を行いユーザーが拒否することを指します。
そのため、メールによって自社やサービスの宣伝を行う場合、ユーザーが自由に受け取りを拒否できるように事業者側はオプトアウトの方法を明示する義務があります。
現在ではオプトアウトを無視したままメールを行ってしまうと、法律違反になってしまうので注意が必要です。
また、配信停止依頼を行い、ユーザーが拒否したにも関わらず広告やメールを送り続けてしまうのも禁止されています。
社内にてマーケティング担当を行っている方は、特に注意すべき事項だといえるでしょう。
オプトアウトにおけるダイレクトメールが規制されるようになった背景
オプトアウトにおけるダイレクトメールが規制されるようになった背景としては、迷惑メールの増加が挙げられます。
最近では詐欺メールなども増えているため、ユーザーに被害が及ばないように規制が強化されているのが現状です。
また、メール配信については個人情報に関連するため、個人情報保護の観点でも規制が強化されています。
今後も動向しだいによっては、さらなる規制の強化が行われる可能性があるので、常に最新の情報を掴んでおくことが大切です。
オプトアウトで対策すべき5つの事項
オプトアウトで対策すべき事項として以下の5つが挙げられます。
- 同意のないメール配信をしない
- オプトインでもオプトアウトについて記載
- 法律の適用範囲を理解する
- 同意を取っている旨の連絡を保存する
- 日ごろのニュースで情報収集
いずれも重要な事項なので、1つずつチェックしていきましょう。
1. 同意のないメール配信をしない
法律に違反してしまうため、オプトアウトでのメール配信は行ってはいけません。
同意を得ていない相手に対して一方的にメールを送ってしまうと、以下の処罰が与えられます。
- 1年以下の懲役または100万円以下の罰金（法人の場合は、行為者を罰するほか、法人に対して3000万円以下の罰金）
社会的な信用の低下にもつながってしまうので、メール配信を行う際は厳しくチェックしましょう。
2. オプトインでもオプトアウトについて記載
担当者がメールを送る場合、ユーザーからオプトインで同意を得ていたとしてもオプトアウトについて明記する必要があります。
分かりやすく記載するところまで法律で決められているので、送信時に意識しましょう。
「ユーザーから一度同意を得ているから問題ない」と考えているのは危険です。
人間は気分が変わりやすいので、どのタイミングでメールを拒否するかはわかりません。
そのため、オプトインで同意を得られていても、オプトアウトについて明記した上でメールを送りましょう。
3. 法律の適用範囲を理解する
オプトアウトの対象になる範囲は広いので、担当者の方は理解を深めておく必要があります。
- 広告宣伝目的のメール
- 他の目的を装って広告宣伝を行う旨のメール
- ショートメッセージ
これらの連絡を行う場合は、オプトアウトについて明記した上で送ることが大切です。
「対象はメールだけだからショートメッセージは大丈夫」と考えていると、知らないうちにルールに違反している場合があるので注意しましょう。
4. 同意を取っている旨の連絡を保存する
受信者からのメール同意があった旨の連絡は、必ず保存しておきましょう。
特定電子メール法によって保存することが義務付けられているからです。
保存期間は、記録の保存に関係するメッセージを最後に送信した日から1か月になります。
ただし、特定電子メール法に基づく措置命令を受けたのであれば、1年間の保存義務があるのであらかじめ把握しておきましょう。
5. 日ごろのニュースで情報収集
迷惑メールや詐欺メールにおける被害は、現在でも多発しています。
そのため、担当者の方は日ごろのニュースで情報収集をしておきましょう。
今後もオプトインやオプトアウトについては、法律の変更が発生する可能性があります。
特に、業務でメールやショートメッセージを送信している担当者の方は、最新の動向をチェックして知識を身に付けるようにしましょう。
【例文あり】広告宣伝メールにおいて明記するポイント
広告宣伝メールにおいて明記するポイントとしては、以下の5つが挙げられます。
- 送信者情報
- 受信拒否の通知について
- 受信拒否の通知を受けるための連絡先
- 送信者などの住所
- 問い合わせやクレームにおける連絡先
例文付きで解説するので、1つずつチェックしていきましょう。
1. 送信者情報
広告宣伝メールに関するメールを送る場合は、まず送信者情報を載せましょう。
送信者情報がないと誰から送られてきたのか分からないので、ユーザーが混乱してしまいます。
メッセージの送信を他社に委託している場合は、メッセージ送信の責任がある方の送信者情報を載せる必要があります。
【例文】
- 株式会社〇〇
- 〇〇株式会社
2. 受信拒否の通知について
広告配信メールを送付する場合は、希望すれば受信拒否できることをメッセージ内で知らせましょう。
オプトアウトにおいて重要な部分となるので、記載が必須となります。
受信拒否の通知先の直前、直後のどちらかに表示することが大切です。
簡単に認識できる場所に表示して、ユーザーにとって分かりやすいようにしましょう。
意図的に分かりづらい部分に表示してしまうと、法律違反になるので注意が必要です。
【例文】
- 配信停止手続きはこちら
- 以下のリンクにて配信停止が可能です
3. 受信拒否の通知を受けるための連絡先
広告宣伝メールにおいては、受信拒否の通知を受けるための連絡先が必須です。
メールアドレスとURLを記載して、いつでも受信拒否ができるようにしましょう。
URLについては、リンクを設置する方法でも問題ありません。
ただ、URLの場合、リンク先で適切な形で配信解除ができるようになっている必要があります。
受信拒否の方法を意図的に分かりづらくしてしまうと、法律違反になるので注意しましょう。
【例文】
- https:～（アドレス）
- ▢▢＠～（メールアドレス）
4. 送信者などの住所
送信者や送信委託者のうち責任を持つ方の住所を記載しましょう。
企業であれば、企業の住所が載っているページにリンクする形でも問題ありません。
【例文】
- 送信者の住所はこちら
- https:～（アドレス）
5. 問い合わせやクレームにおける連絡先
問い合わせ先の電話番号やメールアドレス、URLのいずれかを明記しましょう。
こちらの項目に関しては、リンクにおいて問い合わせ先を明記する方法でも問題ありません。
【例文】
- 各種お問い合わせはこちら
- https:～（アドレス）
<h2>まとめ
担当者の方は、オプトインやオプトアウトのルールについて熟知しておく必要があります。
もし知らずにメッセージ送信をしていると、法律に違反してしまい会社側に迷惑をかけてしまう可能性が高いです。
細かいルールも多いので、今回の記事を参考に勉強を進めましょう。
例文なども参考にしてメール配信を送る際の文章を見直して、ルールに違反していないか確認することが大切です。
