タスク管理やスケジュールの管理、工数の把握など、プロジェクトを進めるためにはさまざまな情報を管理することが重要となりますが、これを効率化するものとして「プロジェクト管理ツール」があります。本記事では、プロジェクト管理ツールの選び方や導入するメリット、おすすめのツールについて紹介します。
自社のプロジェクトの効率化を進めたいと考えている方、ぜひ参考にしてください。
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトメンバーやコスト、タスクやスケジュールなど、プロジェクトに関することを管理するツールのこと。プロジェクト管理ツールを導入・利用することで業務に関する情報共有や進行状況の確認が簡単になるため、プロジェクトの効率化ができると注目されています。
プロジェクト管理ツールを導入するメリット
プロジェクト管理ツールを導入するメリットとして
①進捗状況が分かりやすい
②メンバーの作業の可視化ができる
③フォーマットの統一が可能
という3つが挙げられます。
1つずつ見ていきましょう。
①進捗状況が分かりやすい
業務量、案件数が多くなると、それぞれの進捗を確認するが大変になっていきます。プロジェクト管理ツールを導入すれば、視覚的に進捗状況の確認ができるため、業務に優先順序をつけることが可能となります。
②メンバーの作業の可視化ができる
プロジェクトが大きければ大きいほど、関わる人も多くなります。プロジェクト管理ツールは作業の可視化ができるため、管理が容易です。
③フォーマットの統一
プロジェクトには多くの業務とタスクがあります。したがって、それぞれで別々のフォーマットを活用し管理すると、確認作業が膨大な量になります。プロジェクト管理ツールを用いれば、フォーマットの統一が可能なため、プロジェクト管理の効率化を図ることが可能です。
プロジェクト管理ツールの選び方
プロジェクト管理ツールには様々な種類があります。その中から、自社が使用するプロジェクト管理ツールを選ぶ際にチェックしたいポイントは
①求める機能があるか
②クラウド上で管理するか、端末へインストールして管理するか
③費用は的確か
④デザインは自社に合っているか
の4つ。
ツールを活用する際には、コストが発生しますが、コストが高すぎると継続して使用することはできません。予算内で使用でき、デザインが使いやすく機能が全て揃っているものを探すと良いでしょう。
おすすめのプロジェクト管理ツール
本記事では、数多くあるプロジェクト管理ツールの中から10個、紹介します。
Kintone
Kintoneは、Kintoneサイボウズ株式会社が運営しているクラウド型の管理ツールです。強みは、膨大なデータの保存が可能であること、かつ、多人数でのコミュニケーション・情報共有が出来ること。
初期費用は無料で、月額1500円/1ユーザのスタンダードコースと月額780円/1ユーザのライトコースとがあります。
JIRA
JIRAは、インストール型・クラウド型のどちらにも対応しているプロジェクト管理ツールです。その強みは、自由自在に管理方法をカスタマイズできること。使い方を網羅するとプロジェクトの成功率を増加させることができるでしょう。
費用は無料版(10ユーザーまで)とスタンダードコース、プレミアムコースがあります。
Redmine
Redmineは、インストール型の管理ツールです。その強みは、作業時間を入力することで工数管理が可能になること。期限のあるプロジェクトを管理をするのに適しているといえるでしょう。初期費用は不要で、費用は月額8000円から(ユーザー1000人まで)となります。
Asana
Asanaは、インストール型の管理ツールです。その強みは、デザインが分かりやすく、可視化しやすいこと。タスクのスケジュール管理も簡単に操作することができます。
無料版のBasic、月額1200円/ユーザーのPremium、月額2700円/ユーザーのBusinessと様々なスタイルが選べます。
Jooto
Jootoは、クラウド型の管理ツールです。その強みは、「ToDoリスト」「進行中」「完了」が1度に把握できること。一目見ればどういう状態なのかを知ることができます。
費用は無料版(ユーザー4人まで)、月額500円/1ライセンスのスタンダードプラン、年額払いのエンタープライズプランなどがあります。
Time Krei
Time Kreiは、インストール型/クラウド型の管理ツールです。強みは、メンバーそれぞれの進捗状況が見やすいことと、業務コストの管理がしやすいこと。
費用は、月額2980円/1ユーザーのクラウドプラン(10ユーザーから)や50ユーザーから利用できるシングルテナントプランなどがあります。
Stock
Stockは、クラウド型の管理ツールです。強みは、チャットを通したタスク管理とファイル管理ができること。したがって、スマホでの情報共有も簡単です。
費用は、月額1980円/5ユーザーから法人向けのビジネスプラン、月額4800円/5ユーザーから管理を強化したい法人向けのエンタープライズプランが用意されています。
Backlog
Backlogは、クラウド型/インストール型の管理ツールです。強みは、プロジェクトの進捗が一目でわかるデザインであること。
費用は、月額2400円からのスタータープランや月額19800円の社内社外関係なく管理できるプレミアムプランなどがあります。
Clarizen
Clarizenは、クラウド型/インストール型の管理ツールです。強みは、ワークフローのカスタマイズ機能、業務の自動化ができること。レポート抽出までの工数を大幅に減少させることができます。
費用は、月額6600円/1ユーザーのエンタープライズプランからとなっています。
Trello
Trelloは、クラウド型の管理ツールです。強みは、シンプルで分かりやすいデザインと外部オンラインサービスとの連携が可能なこと。
費用は、年間1回払い$10/1ユーザーのビジネスクラスプランなどがあります。
プロジェクト管理ツールの導入事例
プロジェクト管理ツールを導入するとどういう効果が得られるのか、1つ事例を紹介します。
【通信会社】
課題、問題
多量のメールとスプレッドシートの対応に追われており、特にメールのやり取りの多さから、案件の確認・管理の効率性がとても悪いと感じていました。
プロジェクト管理ツールを導入
「案件・課題の担当者が見えやすくなった」「途中参加者でも課題やタスクを追いやすい」という声が増え、無駄なメール対応が大幅に減少。
結果
メール作成や分類などの作業がほとんど不要になり、利益に直結する作業により多くの時間を割り当てられるように。
まとめ
プロジェクト管理ツールに説明しましたがいかがでしたでしょうか。ツールによって様々な機能があります。
自社の課題を解決できるプロジェクト管理ツールを導入し、業務の効率化を図ってみてください。
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