電話代行とは?おすすめの代行サービスについても合わせて解説します

「なるべく電話受付の業務を減らしたい」

「電話代行を頼みたいけど、どのサービスを使えばいいのか分からない」

このように悩んでいる企業の担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。どの企業でも電話業務の対応に追われることは多いので、電話代行を活用することで業務効率の改善に繋がります。

今回の記事では電話代行の概要、おすすめの代行サービスについて解説します。電話業務における負担を減らしたい、便利な電話代行サービスを知りたいと考えている場合は是非、ご参考にしてください。

電話代行とは?

電話代行とは電話応対を業務委託できるサービスになっており、オペレーターが代わりに一次対応を行ってくれます。電話業務の削減を実現できる上に、勧誘や営業電話の対応をカットできるのが強みです。

会社全体で人材が少ないという場合や、コア業務に集中したいという企業にとって特に役立つサービスになっています。近年加速しているテレワーク・リモートワークにおいても、電話対応が可能になるので、活用するメリットが大きいのがポイントです。

コールセンターとの違いについて

電話代行と勘違いされやすいサービスとしてコールセンターが挙げられますが、両者では下記の違いが存在します。

  • 電話代行:発注した企業のスタッフとして電話に対応してくれる。少人数で構成されていることが多く、社内の番号で対応できるのが特徴。
  • コールセンター:数十名単位のオペレーターが配置されていることから規模が大きい。専用の電話番号が用意されているので、社内の番号とは別の番号になることが多い。

会社のスタッフとして対応してもらったり、電話番号を統一したいという場合は電話代行がおすすめです。

電話代行サービスを活用するメリットとは?

電話代行サービスを活用する際には「業務の効率化が期待できる」「人手不足の解消に繋がる」など様々なメリットが存在します。それぞれのメリットについて深く理解することで、電話代行サービスのイメージがしやすくなるでしょう。

ここからは電話代行サービスを活用するそれぞれのメリットについて詳しく解説するので、1つずつ確認していきましょう。

業務の効率化が期待できる

電話対応にかかる時間はかかってくる電話の内容によっても異なりますが、どんなに早くても数分、長い場合は30分~1時間、もしくはそれ以上かかるでしょう。貴重な勤務時間を割いているため、コア業務に集中しづらくなります。

そこで、電話代行サービスに依頼すると電話業務を一手に任せられるため、集中したいコア業務に専念できます。電話がかかってこないことから、仕事に集中しやすい環境の構築にも繋がり、さらなる業務効率の向上が期待できるでしょう。

最近ではチャットツールで受電を教えてくれたり、24時間対応を行ってくれたりサービスもあるので、自社に合ったものを活用することがおすすめです。

迅速な電話対応が可能になる

電話代行サービスではスピーディに電話対応を行ってくれるため、電話をかけてきた相手に良い印象を与えることが可能です。自社で業務が忙しい場合でも電話対応のスピードを落とさずに済みます。

常に自社の業務が忙しいという企業にとって、特にメリットに繋がるポイントと言えるでしょう。

人手不足の解消に繋がる

電話対応を行う場合は、人が対応を行う必要があるため、人的リソースを割かざるを得ません。自社で既に人手不足に陥っていたり、対応する余裕が無かったりする場合はなるべく電話対応を減らしたいところです。

電話代行サービスでは専門のスタッフが代わりに対応してくれるので、自社の人的リソースを割く必要が無くなります。不必要な電話は取り次がないので、自社の貴重な社員が余計な電話対応に時間を割かれることも無くなるでしょう。

電話代行サービスを選ぶ際のポイントについて

電話代行サービスを選ぶ場合は、スムーズに情報共有を行えるかどうかをまず確認しましょう。SlackやChatworkなどのチャットツールで情報を知らせてくれる電話代行サービスだと、リアルタイムで情報共有が可能なのでさらに利便性が高まります。

また、企業やサービスの実績などにも注目することが大切です。運営元がしっかりしている企業かどうか、サービスはどのような実績を果たしているのか確認しましょう。信頼性に関わってくる部分なので、十分にチェックすることがおすすめです。

電話代行サービスおすすめ5選!

国内では様々な電話サービスが存在しており、それぞれで特色や価格も異なります。サービスによっては外部のチャットサービスに対応していたり、登録当日から使えたりとメリットとなる特徴は様々です。

ここからは国内でおすすめの電話代行サービス5選について解説するので、比較検討を行う際のヒントにしてください。

1.ビジネスアシスト

出典:ビジネスアシスト

ビジネスアシストは8,000社の企業が導入している電話代行サービスで、信頼性に優れています。電話の取次ぎだけではなく、定められたワークフローに基づきスピーディにアクションすることが可能な点が強みです。

必要な内容について希望の報告ツールで即時に報告できるのもメリットとなっており、出先などでもスマートフォンなどで素早くチェックできます。情報共有のスピードを上げたいという企業に特におすすめです。

運営企業株式会社ビジネスアシスト
住所〒171-0014東京都豊島区池袋2-14-2 池袋2丁目ビル2F
価格・基本プラン 20,000円 / 月〜・士業のためのプラン 30,000円 / 月〜

2.fondesk

出典:fondesk

fondeskは登録当日からスタートできる電話代行サービスで、書類提出不要ということもあり、スムーズにサービスを使いたい企業向けです。電話相手の社名、名前、用件、電話番号を丁寧にヒアリングを行ってくれるので、安心して任せられます。

また、Slack、Chatwork、LINE WORKSなど、様々なチャットサービスでの報告が可能になっているのも魅力です。受電内容をすぐに通知してくれるため、ビジネスチャンスの取りこぼしを防ぐことに繋がるでしょう。

運営企業株式会社うるる
住所〒104-0053東京都中央区晴海3-12-1 KDX晴海ビル9F 
価格・月額基本料金 10,000円/月・従量料金電話1件あたり 1〜100件目:0円 101件目以降:200円

3.ウィルオブ

出典:ウィルオブ

ウィルオブはコールセンター業界で20年以上の委託実績を誇っており、信頼性の高いサービスになります。オペレーターは全員、経験豊富な直接雇用社員ということもあり、対応能力が高いのも嬉しいポイントです。

通信・金融・公共/サービス・通販など様々な業界に対応しており、業界ごとに適した電話対応が可能です。品質管理も重要視しているので、丁寧なサポートが期待できるでしょう。

運営企業株式会社ウィルオブ・ワーク
住所〒160-0022 東京都新宿区新宿3-1-24 京王新宿三丁目ビル3階
価格見積もり制

4.e秘書

出典:e秘書

e秘書は東証一部上場を行い、電話代行の実績が35年以上あるベルシステム24が運営するサービスです。使ってみて納得できない場合は全額返金に対応しているため、初めて電話代行サービスを活用する場合でも安心して利用を開始できます。

受電状況は、リアルタイムでメールにてお知らせしてくれるので、使いやすいのも嬉しいポイントです。プランも複数あり、自社にマッチしたサービスを選びやすくなっています。

運営企業株式会社ベルシステム24ホールディングス
住所〒105-0001東京都港区虎ノ門4-1-1 神谷町トラストタワー6階
価格・スタンダードコース:10,000円/月〜・メッセージコース:15,000円/月~・24時間受付コース:50,000円/月~・多言語コース:20,000円/月~

5.Lancers Assistant

出典:Lancers Assistant

Lancers Assistantは集中して仕事に取り組めるようにサポートを行ってくれる電話代行サービスになります。Chatwork、Slackなどで受電状況をスピーディーに共有してくれるため、リモートワークなどでも役立つでしょう。

フルカスタマイズプランが選べるようになっており、期間・作業量などを自社に合わせた形で依頼できるのも魅力です。

運営企業ランサーズ株式会社
住所〒150-0002 東京都渋谷区渋谷3-10-13 TOKYU REIT渋谷Rビル 9F
価格・スタンダードプラン:5,000円 / 月〜・フルカスタマイズプラン:要相談

まとめ

今回の記事では電話代行の概要、おすすめの電話代行サービス5選について解説を行いました。自社でどの電話代行サービスを活用すればいいのか、イメージがしやすくなったかと思われます。

電話代行サービスを活用することで、今まで実現できなかった業務効率化が可能です。なるべくコア業務に時間を割きたいという場合は、今回ご紹介した会社からサービスを選んで導入を検討しましょう。