受付に人がいるのは時代遅れ?導入企業が増加中の受付システムで受付のコスト削減をしましょう!

来客対応で重要な受付。従来は受付に綺麗なお姉さんがいるようなイメージがあり、来客者のお話を聞いて電話で確認する。そんな風景がもう懐かしいと思っている人も多いかもしれません。本記事では新型コロナウイルスもあり導入企業が増加中の受付システムをご紹介します。

受付システムとは

初めにご紹介するのは受付システムについてです。受付システムとは、受付を自動化するツールです。おそらく導入企業がかなり増加しているので最近ではご覧になることも多いのではないでしょうか?

どう自動化するかというと、iPadや専用の機材に受付システムというアプリをダウンロードすることで、来訪者はそのアプリをタッチすることができます。そしてそのアプリ上で要件を入力し、通知がメールやチャットで担当に届くという仕組みです。電話で担当を呼ぶことがなくなるので手間も減りますし、受付に従業員を配置する必要性もなくなりますよね。

また、新型コロナウイルスで気になる人との距離をなくせるためリアルタイムで導入が進む企業が多いのではないでしょうか。

受付システムの機能

そんな受付システムですが、ただ人を呼べるだけではありません。様々な機能があるので、その機能をWebツール初心者の方にも分かりやすくご紹介します!

来客の予約が可能

受付システムの機能の1つとして来客予約が可能です。その来客者の識別にはQRコードや音声などがあります。この流れとしては

①訪問での打ち合わせや商談の日程が決まる

②担当が受付システムに予約情報(来客者の氏名やメールアドレスなど)を入力する

③QRコードなどが発行され、お相手のメールアドレスにQRコードが送られる

④当日、来客者は送られてきたQRコードを受付システムに掲示する

⑤承認されると担当者へ来客の通知が送信される

といった流れです。

これにより、双方が少ない待ち時間で受付が可能になります。

要件に応じた顧客対応

上述した機能は予約された場合の対応です。受付システムでは急な訪問でも対応できます。というのも、プルダウンで要件を用意しておくことで来客者の用事を一眼で判断することができます。例えば、「面接」「訪問での挨拶」などでしょう。この流れとしては

①自社で独自の用事を設定する(面接など)

②来客者は、受付システムで任意の要件を選択する

③用事ごとに設定された担当者へメールなどで通知が届く

④来客対応

といった流れです。

用事が一眼でわかるとともに、独自の用事を設定できることから利便性が高いと思います。

来客者記録管理

これは来客者情報を管理できるという機能です。

いつ、誰が、どんな要件で来たのか?を振り返ることができます。一見来客者情報を登録してもあまり意味がないように感じるかもしれませんが、この機能があることでトラブルのリスクヘッジになります。例えば、以前来客した営業の名前が分からないやミスをした時にその担当営業の名前が一眼で分かるなど企業間のコミュニケーションミスを軽減することができるでしょう。

受付が行っていた業務をシステムで一貫して行えるというイメージはつきましたか?続いては受付システムを導入することでどんなメリット・デメリットがあるのかご紹介させていただきます。

受付システム導入のメリット・デメリット

受付システム メリット

受付システムを導入することで、手間が削減するということはイメージできたかと思いますが他にどのようなメリットがあるのでしょうか?また、導入することでデメリットはあるのでしょうか?ご紹介します。

受付システム導入のメリット

初めにご紹介するのは受付システムを導入するメリットです。ぜひご参考になさってください!

コスト削減ができる

受付システム導入をする最も大きなメリットはコスト削減でしょう。その内訳は

・受付人件費

・電話回線費

でしょう。

受付システムは、チャットやメールで担当へ通知可能なため電話が必要ありません。これにより電話回線の工事費や月々の費用が削減できるのは大きなメリットだと思います。

ミスなく短時間で必要な要件だけを繋げられる

これは、受付に担当がいると実現できないメリットでしょう。受付だと名前の確認ミスや記入ミスが生じますし必要のない要件まで受けてしまう可能性があります。ただ、システムを導入することでミスの可能性が限りなく減少するとともに営業などの提案ではなく必要な要件だけをつなげることができます。

受付システム導入のデメリット

では、受付システムを導入するデメリットはどのようなことが上げられるのでしょうか?

システムだからこそ起こりうるデメリットがございますのでこちらも踏まえた上で導入をご検討ください。

停電やシステムエラーが起こった際利用できない

これはシステムだからこそのデメリットだと思います。特に、システムエラーが起こった際は修理や原因追求コストはより時間的コストがかかるためデメリットだといえます。

業界によってはシステムよりも受付担当者の方が好まれる

土木建築業などは、お客様も同業種のケースが多くその場合受付担当の方が利用しやすいと思います。というのも日頃Webサービスを利用しないため多少の使いにくさがあると思います。そのため、業界のWebサービス利用率と照らし合わせながら導入をご検討ください。

受付システムを導入するメリットは多分にありますが、デメリットも踏まえた上で導入をご検討する必要があることはご理解いただけたでしょうか?特に、自社の業界を踏まえたうえで取引先などの利害関係者がWebサービスの普及率を考えることは重要だと思います。

中小企業にオススメの受付システム2選

続いてご紹介するのは、中小企業にオススメの受付システムです。特に筆者が意識したのは、コスト面、そして導入のしやすさ(分かりやすく初心者でも機能を使いこなすことができるか?)の2点です。ぜひご参考にしてみてください。

RECEPTIONIST(レセプショニスト)

中小企業 受付システム

RECEPTIONISTは、受付システムの中ではとても有名なサービスです。その理由は、コストパフォーマンスと直感的に操作しやすいデザインだからです。また、機能も充実しており特にGoogleカレンダーとの連携は非常に人気がある機能のようです。

■価格

初期費用:0円

月額費用:0円〜利用可能

※プランにより料金は変動します。

参考:RECEPTIONIST

ACALL RECEPTION(アコール レセプション)

受付システム オススメ

ACALL RECEPTIONは、直感的に操作しやすい点も特徴ですが、デザインをカスタマイズできる点とチャット形式でのコミュニケーションも可能な受付システムです。特に、企業の色を出すという点でも自社の魅力を伝えるツールとして利用される企業が多いのではないでしょうか。

■価格

初期費用:0円

月額費用:0円〜利用可能

※プランにより料金は変動します。

参考:ACALL RECEPTION

受付システムの中小企業導入事例

最後にご紹介するのは、中小企業の受付システム導入事例です。

導入をご検討されている方はぜひ事例をご参考いただければ幸いです。

カラクリ株式会社(従業員数34名)

■導入の決めて

飛び込み営業や来客対応の負担を減らしたい

カラクリ株式会社様では、RECEPTIONISTを導入をしたそうです。導入の経緯としては、課題であった来客対応や飛び込み営業の対応で、従業員が少ないために役員なども対応をしていたそうです。しかし、受付システムを導入することで、事前に来客情報や要件が分かるためその対応コストが削減されたとのことでした。

参考:RECEPTIONIST「効率化できるツールは早いうちに導入した方が良い

コネヒト株式会社(従業員数80名)

■導入の決め手

オフィス移転による固定電話回線のコスト削減

コネヒト株式会社様では、オフィス移転が導入のきっかけだったそうです。というのも、もともとのオフィスが小さい規模だったため受付が必要なかったのですが、移転によりオフィスの規模が大きくなったことで受付が必要になったそうです。しかし、固定電話回線は価格が非常に高価だったことからより低価格で導入できる受付システムの導入を決めたそうです。

参考:ACALL RECEPTION「急成長するベンチャー企業ならではの受付のあり方

まとめ

いかがでしたでしょうか。

事例をご覧いただけば分かると思いますが、受付システムの導入は来客対応やコスト削減に一役買っているように感じます。また、新型コロナウイルスの蔓延によりさらに導入企業が増えることが予測されるため、この機会に導入をご検討されてみてはいかがでしょうか?

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<参考>

受付システム12選を比較!メリットや機能、選び方を解説

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