【営業効率化のコツ】3つのムダを脱却し生産性を高める営業術を徹底解説

営業ノウハウ
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「普段の営業活動の方法に少し疑問を感じている」
「競合他社に営業力で追いつけていない」

このように悩んでいる営業担当の方も、いらっしゃるのではないでしょうか。
皆さんも、どうすれば営業活動を効率化できるのか、常にアンテナを張っているはずです。

そこで本記事では、営業活動で発生する3つのムダ、営業を効率化させる方法8選について詳しく解説します。

実務で役立つテクニックを数多く解説しているので、是非ご参考にしてください。

営業活動でよくある3つのムダ

普段の営業活動で課題になりやすい部分として、下記の3つのポイントが挙げられます。

営業効率 ムダ 問題点

これらで発生するムダを最初に解決しない限り、外部から効率化ツールを導入したり、業務を外注したりしても、本質的な効率化は実現できません。

3点について、詳しく見ていきましょう。

移動時間と移動費用

まずは外的要因から考える事から始めます。

営業活動において外回りをする際、交通機関で迷ってしまったり、遠回りしながら訪問したりすると、大幅な時間のロスになります。
本来であれば訪問できたはずの営業先も、移動時間のロスが大きいことで、訪問できないなんてケースはよくあるでしょう。

公共交通機関を利用している場合は、費用面でも大きなロスが発生しているでしょう。

日頃から予定していた訪問数に到達できない、移動時間が勿体ないと感じているという方は、最初に「移動」をいかに効率化するか考えるべきです。

タクシーを利用するか、自社で用意した車を利用するか、はたまたオンラインで営業活動が十分にできるのか、費用対効果を考えながら最適な手段を検討し直しましょう。

社内での業務過多

2つ目は、社内での業務が多すぎることで、最も大事な営業活動に手が回らないケースです。

営業活動を効率化するためには、会社と訪問先との往復回数をいかに削減するかが重要です。
会社を出る前に、あらかじめ社内業務を済ましておくなど、移動を踏まえた逆算をして、優先度を考える必要があるでしょう。

さらに、例えば営業担当者1人が下記のような業務を一気通貫して担当している場合があります。

  • 顧客リストの作成
  • 顧客情報の調査
  • 見積書・契約書の作成
  • メルマガ配信

これらの作業全般については、SFA、MAによって自動化し、属人化を解消することが可能です。

さらに近年は、営業フローを分業化することがトレンドとなっています。
これにより、インサイドセールス、フィールドセールス、カスタマーサクセスといった各担当者が、得意領域に集中することで、効率的に成果を上げることが可能になっています。

▼このような営業組織の改善については、下記の記事をご覧ください。

引継ぎの連携不足

最後は、営業担当者間での引継ぎにおいて、ムダが生じているケースです。

上記で営業フローを分業化することを紹介しましたが、逆に言うと、営業担当者1人がマンツーマンで成約まで運んでいくという流れが難しくなっています。

近年の営業環境では、LTV(顧客生涯価値)が重視されるようになり、中長期的なパートナー関係を築き、信頼関係を深めることが必要不可欠になりました。

そのうえで、営業活動における「引継ぎ」が重要な要素になったのです。
社内の連携不足で、顧客とのコミュニケーションで必要のないトラブルが発生し、離脱や信用の低下が起きるのは勿体ないことです。

まずは顧客リストを作成し、常にリアルタイムで顧客情報を担当者間で共有できる体制を整えましょう。

営業活動を効率化させる方法【4選】

営業活動を効率化するためのポイントとしては、下記の4選が挙げられます。

営業 効率化 方法

いずれも営業活動を効率化するために必須な考え方や行動になるので、1つずつ確認していきましょう。

【方法①】マーケティング施策を推進する

新規営業活動において受注確率を高めるために必要なのは、確度の高い見込み顧客を見極めてアプローチすることです。

従来は、アウトバウンド営業(自社から積極的にアプローチする手法)が一般的でしたが、近年はインバウンド営業(お客様からの問い合わせに対応する手法)が主流になっています。

インバウンド営業は、マーケティング施策を通じて興味を持った見込み顧客のナーチャリングに重点を置きます。
これにより、「量より質」の営業活動ができるようになり、営業担当者の負担は圧倒的に軽減されます。

リードナーチャリングにおいては、下記のマーケティング手法が有効です。

  • 広告出稿
  • メールマーケティング
  • SNS運用
  • オウンドメディアの運営
  • 展示会

マーケティング部門と密に連携して、確度の高い顧客に優先的にアプローチし、受注確率を高めましょう。

【方法②】優先順位を付ける

営業活動を効率化させたいのであれば、優先順位を付けて営業活動を行うことが大切です。

すぐにできる事として、顧客に優先順位を付けることが挙げられます。
保有している顧客リストを確度が高い順に並べ替えて、担当者がどの顧客からアプローチするべきかを一目で判断できるように準備しておきましょう。

既存顧客に営業を行う場合でも、アップセルできる可能性が高いとされる、月間売上が高い顧客を優先して接触してみると良いでしょう。

さらに、営業業務の全般でも優先順位を付けることが必要です。
例えば、下記のようにタスク分けしてみましょう。

  • 「すぐやるべき事」:顧客リストの作成、営業導線の設計
  • 「事前準備が必要な事」:社員研修の準備、プレゼン資料作成
  • 「計画的に進める事」:広告効果の分析、SNSの更新
  • 「急ぎではない事」:展示会出展

時間を無駄にしないためにも、中長期でスケジュールを考えて、タスクを精査する意識を持ちましょう

【方法③】営業代行・営業支援ツールの活用

先述の3つのムダを踏まえて、個人での作業負担を減らすことが必要だという場合、アウトソーシング、もしくは新しい支援ツールの導入を検討してみましょう。

そこで今回は、AI×営業支援」を実現したツールである「mycsessをご紹介します。

「mycsess」は、小規模事業者様向けに、AIを活用したマッチングシステムで、新規の案件獲得をアシストする営業支援プラットフォームです。

案件紹介から案件獲得まで、一気通貫で営業代行なしでも、受注までたどり着ける点が大きな特徴です。

代行型ではなく併走型で、マッチングを通して一緒に成果向上を目指したい方には、おすすめのサービスです。

弊社であれば、この「mycsess」を活用した営業代行も同時にご依頼いただけます
代行型ではなく伴走型支援で、クロージングまで支援している会社をお探しであれば、ぜひ弊社までお声掛けください。

【方法④】クロージングまでの時間を縮める

顧客の状態や商材の単価・内容にもよりますが、2〜3回程度の商談で受注するのが理想的です。
何度も商談を繰り返して失注してしまうと、大幅な時間のロスになってしまいます。

そこで、顧客の課題意識や予算、懸念点をまずは洗い出すようにしましょう。

インサイドセールス部門がある場合は、フィールドセールスに引き継ぐ前に顧客の温度感を聞き出しておく、もしくは推測しておくと効果的です。
手法として例えば、問い合わせフォームに事前に知りたい情報項目を設置しておく事などが挙げられます。

フィールドセールス側も限られた時間で顧客に最適な提案ができるようになるので、少ない商談回数で成約に結びつきやすくなるでしょう。

営業以外の社内業務を効率化する方法【4選】

営業活動の効率を高めるためには、下記の部分も効率化するのがおすすめです。

営業 効率化 方法

細かいポイントですが、いずれも作業効率を高められるテクニックなので1つずつ実践していきましょう。

①タスク管理を徹底する

タスク管理を徹底すると、自然と優先すべき行動が可視化できます。

タスク管理が不十分だと、不必要な行動を先に行ってしまう可能性があるはずです。

無料ツールでタスク管理するのであればGoogle のタスク管理ツール「Google ToDo リスト(旧Google Tasks)」がおすすめです。

タスクをリスト形式で登録できるうえに、Googleの各サービスと連携でき、期限の早い順にタスクを並べ替えられるので、自然と優先順位が付けられます。

スマホアプリでも使えるので、外出が多い場合はアプリ版も併用していきましょう。

▼下記リンクよりダウンロード可能です。

②チャットツールを導入する

社内、社外で連絡を取り合うのであれば、メールよりもビジネスチャットを使うのがおすすめです。

すでに導入済みの企業が多いと思いますが、メールよりもフランクな印象を出しやすいうえに、スムーズなやり取りができます。
相手や内容を送り間違えても、修正できるので万が一の場合も安心です。

最近ではビデオチャットや、電話機能が内蔵されているチャットツールも多いため、相手とオンラインで会話をする際にも役立ちます。

「Chatwork」「Slack」などが代表的になるので、自社にあったツールを導入しましょう。

③メールテンプレートの作成を行う

メールで相手と連絡をとる場合は、メールテンプレートを用意しましょう。

相手と連絡する際に、文字入力する時間を短縮できるので便利です。

  • 件名
  • 宛名
  • 文頭の挨拶

などは特に、手打ちで入力するのではなく、使い回すべき部分です。

昨今はChatGPTを活用してメールを作成することも可能なので、是非使ってみましょう。
ChtaGPTでメールを作成したい場合、下記のプロンプトを入力してみてください。

メール作成プロンプト

以下の内容でメールを作成してください。

・宛先:○○様

・メールの目的:お問い合わせに対しての返信とアポイントの設定

・以下の内容を含める
①お問い合わせに対し、感謝を伝える
②今月お問い合わせいただいたお客様限定で、初回費用無料のキャンペーンを実施している
③ご都合が合わない場合は、記載している担当者に連絡していただきたい

▼メールのテンプレートを一瞬で作成する方法は、下記の記事で解説しています。

④ショートカットキーを習得する

ショートカットキーを覚えることで、マウスで行っている作業が一瞬で済みます。

特に、下記のショートカットキーは使用頻度が高いので優先して覚えましょう。

ショートカットキー内容
Ctrl + A全てのセル/テキストを選択できる
Ctrl + C選択範囲をコピーできる
Ctrl + Vコピーしたデータや内容をペーストする
Ctrl + Sファイルを保存する
Ctrl + Z直前の操作を取り消す

すべてのショートカットキーを覚える必要はありませんが、業務に必要なショートカットキーは積極的に覚えるといいでしょう。

まとめ

営業活動を効率よく行うためには、まず課題を見つめ直すことが大切です。

  • 移動時間と移動費用
  • 社内での業務過多
  • 引継ぎの連携不足

社内の課題、業務のムダを洗い出していくと、これらの問題点が主に浮かび上がるはずです。

もし、課題が浮かび上がってきたのであれば、今回紹介した改善策を考えましょう。

今回の記事では、改善するためのテクニックを多くご紹介しているので、ご参考にしながら日々の営業活動に取り組んでいただければと思います。

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