出張報告書を作成するコツは?例文や無料テンプレートで楽に書こう

出張後に会社に提出を求められる出張報告書。

日々の業務に追われて、報告書作りに時間を割けない方は多くいるかと思います。

また、書類を作成する経験が少ない社員は、書く項目や手順、コツなどがわからず時間がかかってしまうのではないでしょうか。

そこで今回は、出張報告書をスムーズに作成するポイントや無料テンプレートなどをまとめました。

本記事を参考に出張報告書への苦手意識をなくして、短時間で完成させるコツを身に付けてください。

出張報告書とは?

出張報告書とは、出張先で実施した業務内容や目的の達成、成果を社内に伝えるために作成する書類を指します。

社外での業務においても成果や課題を意識して取り組んだかを証明するために、重要な書類といえるでしょう。

また、書類にすることで口頭でのやり取りよりも、上司への報告や部署内の共有が効率的に進められます。

フォーマットや指定の書式がある場合は、それらを利用して作成します。

一から作成する際は、本記事で紹介するポイントやフォーマットを活用してください。

出張報告書を提出する目的

ここでは、出張報告書を提出する目的をお伝えします。

目的を頭に入れておくと、記載すべきポイントが明確になります。

会社側が出張の成果を把握するため

出張報告書は、出張した社員本人の業務内容や成果を会社側に伝えるために作成するものです。

具体的には、上司が「出張にかかった費用や時間に見合う成果が得られたのか」を判断する際に役立ちます。

また、提出した書類は今後同じ出張先に行く社員にとって、情報を集める手段のひとつ。

事前に報告書を通して「どのような業務をするのか」「どのような取引先と関わるのか」がわかると、出張先の仕事はスムーズに進むでしょう。

このように、出張報告書には会社側が成果を把握し、次の出張に活かす目的があります。

社員が出張の振り返りをするため

報告書の作成には、出張した社員本人が業務を振り返る目的もあります。

報告書の作成を通して「出張の目的は果たせたのか」「出張先でしか得られなかった学びがあったのか」と頭の中を整理できるのです。

失敗したことや至らなかったことも把握できれば、日々の業務や次回の出張に活かせます。

また、出張中は普段の業務と比べると環境や関わる相手が違い、目まぐるしく過ぎていくことが多いでしょう。

一人でじっくり振り返る時間が取りづらいため、出張が終わってから客観的に自分を見つめ直すために報告書作りは重要視されています。

出張報告書に記載する項目

出張報告書には、業務内容や成果を伝えるために記載すべき項目があります。

紹介する項目をベースに構成を整えて、他の社員にとって読みやすい報告書を作成しましょう。

出張の概要

まずは、出張の概要をまとめます。

たとえば、以下のような内容が中心です。

  • 出張日時や期間
  • 出張先
  • 出張の目的

この項目を読んだだけで、他者がどのような出張だったのかを分かるように記入します。

パッと見て概要がわかるように、文章として書くのではなく、表や箇条書きを用いてシンプルにまとめましょう。

出張のスケジュールや行動歴

次は出張のスケジュールや行動歴を具体的に記載しましょう。

「誰と」「何を実施したのか」がわかるように、情報の取捨選択が大切です。

結果や所感は別の項目でまとめるので、ここでは「日時」「場所」「業務内容」「取引先の担当者」「同行者」の記載がメインになります。

また、どのくらい細かく記入するのかは、出張の期間やボリュームによります。

1~3日ほどの出張なら時間単位でまとめるのが望ましいです。

1週間から1ヶ月ほどの出張の場合は、1日ごとにおおよそのスケジュールがわかれば問題ないでしょう。

出張で得た成果

スケジュールや行動歴を記載した後は、出張で得た成果についてまとめます。

今回の出張の目的は達成できたのか、また会社の利益になるような結果や学びを得られたのかを整理しましょう。

「商談の結果、取引が決まった」「新しい業務を通して知見を得た」など、どのような結果が出せたのか具体的に書きます。

仮に設定した目標を達成できなくても、失敗から学んだことはあるはずです。

失敗した原因の分析や対策を一緒に記載し、次の業務で活かせることを示しましょう。

出張の所感

次に出張の所感、つまり感じたことをまとめます。

成果とは異なり、結果ではなく自分がどう感じたのかを残すことが大切です。

たとえば、出張先の雰囲気や取引先との会話を通して思ったことを記載しておけば、同じ出張先に行く際の事前情報として役立ちます。

その際は「緊張しました」「楽しかったです」など、抽象的な感想は避けましょう。

次の出張でも活かせるような学び・気づきを残すことを意識してください。

出張にかかった経費

最後は出張にかかった経費を記載します。

たとえば、交通費や宿泊費などの経費が中心です。

会社によっては、別の書類にまとめる場合もあるため、あらかじめ確認しておきましょう。

領収書など支払った履歴の提出も必要なので、破棄しないように大切に保管してください。

面倒くさくない!スムーズに出張報告書を書くコツ

書類の作成に慣れていない方は、出張報告書に対して苦手意識を持っているかと思います。

また、他の業務と並行して進める必要があるため、じっくり時間を取るのは難しいのではないでしょうか。

そこでこの章では、スムーズに出張報告書を書くコツをまとめました。

コツをつかめば15~30分程度で作成できるようになるので、面倒くさいと感じている方もぜひ参考にしてみてください。

出張前に分かる範囲を書いておく

出張報告書は、出張から帰ってきてから書く決まりはありません。

事前にすきま時間を利用して分かる範囲を書いておけば、帰ってきてからの作成が楽になります。

たとえば、出張先や出張日時などの概要は事前に記入できるでしょう。

また、業務内容によってはおおよそのスケジュールも記載できるかもしれません。

出張後に必ずしも報告書の作成時間が取れるわけではないため、事前に時間を見つけて少しずつ進めておくことが大切です。

出張時の行動や気付きについてメモを取る

出張中は常に報告書の内容を意識しながら、行動歴や気付きについてメモを取っておきましょう。

報告書の作成に時間がかかるのは、書く内容を思い出すのに手間取っていることが多いからです。

メモを取っておけば、その日に実施した業務や学んだことをすぐに思い出せます。

また、出張中に報告書やメモを書くことを意識しておくと、自然と成果や気付きがないかを考えながら取り組めます。

その結果「報告書に書く内容が思いつかない」となることを防げるのです。

出張から戻ったらすぐに書いて提出する

報告書をスムーズに書くために大切なのは、出張から戻ったらすぐに作成に取り掛かることです。

出張中の記憶が新鮮な状態で書くのが、一番時間がかからずに質のよい報告書を作成できるコツといえます。

仮にメモを取っていたとしても、詳細なことまではわからないケースも多いのです。

提出の締切が先だとしても、後回しにせず優先して取り組みましょう。

出張の目的に沿って書く

出張報告書は、出張の目的に沿って記載しなければなりません。

会社側にとっては目的が達成できたかどうかが、出張の必要性を知る材料になるからです。

たとえ目的が達成できなかったとしても、原因の分析や対策を書くことで有益な情報になります。

出張の概要や所感ばかりを書いても「何のための出張なのか」が他者からはわかりません。

事前に出張の目的を明確にしたうえで、目的に対して「何を行ったのか」「結果はどうだったのか」を報告書に記載しましょう。

具体性を出すために数字を用いる

出張報告書は人に読まれるものなので、主観的な表現は避けなければなりません。

たとえば「たくさん」「多い」「ほとんど」などは人によって捉え方が異なるため、数字を用いて具体的に示しましょう。

「業務はほとんど終わった」ではなく「業務は8割完了した」と、誰が見ても把握しやすいように記載することが大切です。

出張中は具体的な数字を意識しながらメモを取ることを推奨します。

8割の完成を目指す

出張報告書は読み手によって評価が変わるため、8割ほどの完成を目指して作成するのがおすすめです。

10割の完璧を目指して時間をかけて書いたとしても、上司によっては修正を求められることもあります。

報告書には正解がないため、改善点はいくらでも出てきてしまいます。

そのため、8割の完成度で提出して、残りの2割は上司からの修正点を反映させて10割を目指すとよいでしょう。

概要やスケジュール、成果など記載すべき項目を押さえて、文章表現などにこだわりすぎないように進めてみてください。

読みやすさや誤字脱字を中心に全体を見直す

一通り書き終えたら、読みやすさや誤字脱字を中心に全体を見直します。

書いている途中では気付かなかったミスを発見できるので、最後に読み返すことは重要です。

ミスの多い報告書は上司からの評価を落としかねませんので、できるだけ減らしたうえで提出しましょう。

また、見直した際に読みやすいように改善すればよいので、作成中は書き進めることを意識するのがおすすめです。

先述した通り、こだわりすぎるのは非効率なので、記憶が新しい状態でどんどん書いていきましょう。

出張報告書の例文

ここでは、出張報告書の例文をご紹介するので、おおまかな流れを把握するのに役立ててください。

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出張報告書
作成者名:〇〇 〇〇
作成日:2022年4月20日(水)

【概要】
出張先:大阪
出張期間:2022年4月18日(月)~4月19日(火)
出張目的:新商品のプレゼンテーション

【スケジュール・行動歴】
2022年4月18日
10:00~ 〇〇支店で打ち合わせ
13:00~ 〇〇株式会社でプレゼンテーション
16:00~ 〇〇会議室にて19日のプレゼンテーションの資料準備

2022年4月19日
10:00~ 〇〇支店で打ち合わせ
13:00~ 〇〇株式会社でプレゼンテーション
15:00~ 移動

【成果】
〇〇株式会社へのプレゼンテーションを経て、販売時には100個ご発注いただけるとのこと。
納期や見積書については、後日準備し4月30日までに〇〇様宛てにメールにて送付。
一方、〇〇株式会社からの即日のご回答はなし。
〇〇株式会社が抱える課題に対する具体策を伝えられなかった。
原因を分析し、また改めて担当者の〇〇様にご連絡する。

【所感】
〇〇株式会社の〇〇様は、新商品の〇〇についてご興味を持たれていた。
プレゼンテーションでの〇〇に対しての反応が大きく、コンセプトに共感いただけていた。
〇〇株式会社には〇〇がなかったため、こちらで事前に用意しておくとスムーズに進められるのではと感じた。
〇〇様にご連絡する際は、〇〇を準備したうえでご説明をした方が具体的に伝わる。

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使用するテンプレートや指定の書式によって詳細は異なりますが、全体の流れを意識して記載すると読みやすい報告書になります。

また、長々と書かずにポイントを押さえて端的にまとめるのが大切です。

出張報告書の作成には無料テンプレートがおすすめ

短時間で出張報告書を作成するには、テンプレートの利用がおすすめです。

無料で使用できるテンプレートをまとめたのでぜひご利用ください。

Microsoft エクセル

出典:Microsoft

エクセルを利用できる方は、Microsoftから出張報告書のテンプレートをダウンロード可能です。

「報告概要」「出張内容」「報告事項」と記入欄が設けられているので、テンプレートに沿って記載するだけで作成できます。

ほかにも出張申請書や出張経費精算書なども一緒にダウンロードできるので、出張で必要な書類が一括で用意できるのです。

以下のURLからダウンロードできます。

参考:Microsoft 出張申請書 無料テンプレート

bizocean

出典:bizocean

ビジネス書式サイト「bizocean(ビズオーシャン)」からも、出張報告書のテンプレートをダウンロードできます。

いくつかの書式があるので、使いやすいものを選んでみましょう。

ダウンロードには会員登録が必要ですが、登録後は豊富なビジネス書式のテンプレートが無料で利用できます。

報告書作りが苦手な方は、ぜひこの機会に以下のURLから使ってみてください。

参考:bizocean 出張報告書

まとめ

今回は、出張報告書をスムーズに作成するポイントや無料テンプレートなどをまとめました。

作成する目的や記載するべき項目、スムーズに書くコツを身に付ければ、報告書への苦手意識はなくなります。

テンプレートも利用しながら、上司に伝わる報告書をスムーズに作成しましょう。