Microsoft Teamsとは?導入するメリットと使い方を徹底解説!

リモートワークでの仕事では、オフィスのように捗らず困っている方も少なくないでしょう。Microsoft Teamsを利用すると、重要な仕事をリモートで効率的に行うことができます。

Microsoft Office 365のアプリを使用でき、さらに外部ツールなどの連携やリモートに欠かせないチャットや通話・ビデオ会議も可能です。本記事ではMicrosoft Teamsの導入メリットや使い方・始め方について解説いたします。

Microsoft Teamsとは 

「Microsoft Teams」は、効率的に多くの重要な仕事をリモートでこなすためのコラボレーションプラットフォーム形式のソフトウェアソリューションです。Skype for businessの後継にあたり、チャットやビデオ会議・通話・ファイルの共有ができるため、社内間はもちろん、取引先などともスムーズに連携を図ることができます。

WordやExcel・OutlookなどのMicrosoft Office 365のアプリが組み込まれており使用料金は無料。WindowsやmacOS・Linux・Android・iOSに対応しています。

Microsoft Teamsを導入するメリット

Microsoft Teamsを導入するメリットとして

・チャットも通話・ビデオ会議も可能

・日頃活用しているMicrosoft Office 365アプリを利用

・外部ツールとの連携

・固定電話や携帯電話との通話

・最大10,000人が参加可能

・翻訳機能が付帯

の6点が挙げられます。

それぞれのメリットを確認しましょう。

チャットも通話・ビデオ会議も可能

Microsoft Teamsは、特定の共通目的を持ったチームでのチャットや通話・ビデオ会議が可能です他のツールを起動する必要がないため、手間がかかりません。

日頃活用しているMicrosoft Office 365アプリを利用

Microsoft Teamsは、WordやExcel、OutlookやPowerpointなどのMicrosoft Office 365のアプリを利用することができます。各ツールへのアクセスが不要で、かつ、共同編集も可能なので、生産性の向上を期待できます。

外部ツールとの連携

アドオン機能を利用すると、Slack(スラック)やスカイプを始めとした数多くの便利な外部ツールとの連携が可能です。Microsoft Officeのアプリと同じく、利用時にそれぞれのツールの立ち上げが不要なため、Microsoft Teamsでは効率的に仕事ができます。

固定電話や携帯電話との通話

有料プランになりますが、Microsoft Teamsから固定電話や携帯電話に直接連絡することができます。

また、固定電話や携帯電話からもMicrosoft Teams上の会議へ参加が可能。ただし、Microsoft Teamsでの会議の参加には、固定電話ならびに携帯電話から指定された特定の番号への電話が求められます。

最大10,000人が参加可能

Microsoft Teamsで開催するオンラインイベントには最大10,000人、そして、ビデオ会議には最大300人が参加できます。録音や録画は当然ながら、リアルタイムで会議内容を音声から文字起こしするため非常に有能です。

現状では英語版だけですが、会議が終わった後にはワード形式のファイルで議事録として出力もできます。

翻訳機能が付帯

Microsoft Teamsには、翻訳機能が付帯しています。したがって、外国語を話す相手とのチャットでは翻訳機能を用いながらスムーズにコミュニケーションを図ることができます。

Microsoft Teamsの使い方

Microsoft Teamsを活用したテキストチャット・ビデオチャットの方法を解説します。

テキストチャットをする

チャネル画面上部に表示されている「会話」をクリックすると、メッセージの入力・送信ができます。特定の相手を指定する場合は「@+メンバー名」を右下にあるメンション欄に入力。メンバーが表示されるので、指定したい相手を選択して文章を入力してください。

メンバー全員が相手の場合は「@+team」、チャネル内のすべての相手対象の場合は「@+channel」と入力します。

ビデオチャットをする

チャット画面右上の「ビデオ通話」をクリックまたは左にあるメニュー内の「会議」からビデオ通話が開始できます。「会議」では、「今すぐ」でも「スケジュール(後で)」を選択可能。

参加するメンバーの招待画面が表示されるため、次のいずれかの方法でユーザーを招待しましょう。

・会議のリンクをコピー

・メールで招待する

外部ユーザーを招待する際は、メールで招待してください。

なおMicrosoft Teamsのビデオ通話ではパソコン画面の共有もできるので、不具合状況なども画面で示すことができます。

Microsoft Teamsの導入方法

Microsoft Teamsの導入方法は

①Microsoft Teamsをインストールする

②Microsoft Teamsにログインする

③チームの作成

④ユーザーを招待する

⑤チャネルの作成

の5つのステップで完了します。

なお、後述しますが、Microsoft Teamsの利用にはMicrosoftのアカウント所有が必須です。

①Microsoft Teamsをインストールする

パソコンやタブレット・スマホにMicrosoft Teamsをインストールしましょう。ただし、ブラウザからも利用できるので、アプリが不要な場合はインストールする必要はありません。

②Microsoft Teamsにログインする

続いて、Microsoft Teamsにログインします。Microsoftアカウントとして登録しているメールアドレスとパスワードを入力してください。

③チームの作成

Microsoft Teamsでは共同作業場所となる「チーム」を作成します。参加メンバーは、同じ部署やプロジェクトを抱えるユーザーなど。

「チーム」の作成時に、参加メンバーの設定もすると効率的です。

④ユーザーを招待する

チームを作成したら、ユーザーを招待します。ユーザーの招待は画面下の「ユーザーを招待」から

・リンクをコピーする(たとえば社内メールなどにURLを貼り付けると、一気に招待できます)

・メールの連絡先リストからユーザーを追加

・メールアドレスを入力して、招待する

のいずれかの方法で可能。

リンクをコピーする方法であれば、メールにURLを貼り付けることで一度に招待することができます。ユーザーは後から追加で招待することも可能です。

⑤チャネルの作成

チームの作成後、自動的に「一般」と題されたチャネルが生成されます。細かい業務ごとにチャネルがあると作業しやすいため、必要に応じてチャネルを追加すると良いでしょう。

Microsoft Teamsの利用にはMicrosoftのアカウントが必須

ブラウザ版とデスクトップ版・スマホアプリ版があるMicrosoft Teamsですが、利用に際してはMicrosoftのアカウントが必須です。

カウントは無料で取得できるので、必要な方は下記のページからMicrosoftのアカウントを作成してください。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software/

ビジネス用に特化したMicrosoft Teamsは有料なので、自社に適したMicrosoft Teamsを選んでサインアップしましょう。

すでに企業がMicrosoft 365 サブスクリプションを所有している場合は、Microsoft Teamsを利用する全メンバーにライセンスの付与を、顧客など組織外のメンバーとMicrosoft Teamsを活用したい場合は、ゲストとして参加してもらうといいでしょう。

ゲストもチームチャットや会議への参加・ファイルの閲覧などができますが、招待する企業側がゲストの利用する機能の制限を行うことも可能です。なお、ゲストにはOutlookやGmailなどのメールアカウントの所有が求められます。

まとめ 

Microsoft Teamsについて、導入における6つのメリットと始め方・使い方を紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。Microsoft Teamsを活用するとは業務の効率化、生産性の向上が期待できます。使い方も簡単なので、ぜひ活用してみてください。

参考記事一覧

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