コロナ禍必見!リモートワークでもミスのない業務を支援するFAQ・マニュアル作成ツール「wikipy(ウィキピー)」を知ってる!?

システム利用時や、成果共有時では会社ごとに様々な社内独自の取り決めがあると思います。それを新入社員や既存社員が忘れた時、1人でも解決できるようにするためにはマニュアルやFAQを用意することが必要です。しかしリモートワークの普及により紙媒体のマニュアルやそもそもマニュアルがなかった企業は業務フローで様々な小さなミスが発生すると思います。本記事ではそんな課題を解決するサービスwikipy(ウィキピー)をご紹介します。

wikipy(ウィキピー)とは

まず初めに本日ご紹介するツールwikipyについてをご紹介します。以下wikipy公式ホームページから抜粋いたします。

’’「wikipy」(ウィキピー)は、FAQサイト・操作マニュアルや業務マニュアルなどの作成を月額3,000円〜で利用できるWebマニュアル作成ツールです。’’

出典:株式会社リーピー

社内マニュアルというと、お金をかけてまでツールを使う必要がある?と思うかもしれません。そんな思いを払拭するほどwikipyは素敵なサービスだと思ったのでご紹介させていただきます。具体的な機能などは後ほど記述しておりますのでそちらをご参照ください。

まずは、社内マニュアルをオンラインで管理する必要性をご紹介させていただきます。

オンラインマニュアルはなぜ必要?

本日のテーマである社内オンラインマニュアル。これはなぜ必要なのでしょうか?リモートワークという状況も踏まえたマニュアルの必要性をご紹介します。

新人でも仕事を覚えやすくパフォーマンスをあげるまでの時間が短くなる

これはマニュアルを作成する最も大きなメリットだと思います。というのもおそらく新しい従業員が最も苦労するのが組織ごとのルールです。

「他の会社だと…」

「初めてのの会社で何をしたいいのか…」

「この業務無駄じゃない?…」

このような心理的負担が解消されます。

また、マニュアルがない企業にありがちな

「あの上司はこう言ったけどどっちが正しいの?」

という人に依存したルールに巻き込まれることも減ります。

このような無駄なコミュニケーションがへったり組織のルールを一早く覚えることで、新人がパフォーマンスをあげるまでの時間を短縮させることが可能になるでしょう。

基準が明確になり正当な評価ができる

これは、インセンティブなどがある企業に特に重要な項目でしょう。例えば、マニュアルがない企業で営業をしている新入社員が新規契約件数を大幅に更新したのに、給与に反映されなかった!

という不満が生まれたとしましょう。会社では、件数ではなく売上で評価を決めるということが決まっていたとしてもそれが伝わっていなければ、その社員が不満を感じ退職のきっかけになるかもしれません。

また、売上何円をあげればどのくらい給与に反映されるのか?という定義づけもしっかりマニュアルで行っておかなければ正当な評価を従業員に行うことが難しいでしょう。このように、従業員との信頼構築においてもマニュアルは重要になっています。

場所、時間を問わず社内ルールを共有できる

これは、オンラインマニュアルに該当する内容です。オンラインマニュアルがない企業の多くは

・上司が口頭で指示

・紙媒体でのマニュアル

が多いように思います。

しかし、これではリモートワークに対応することができません。

マニュアルをオンラインやクラウドで管理することで、従業員は場所、時間問わず確認ができるため業務効率化にも繋がりますし、リモートワーク特有のチャットによるコミュニケーションコスト削減にも繋がります。

マニュアルの重要性まとめ

マニュアルの重要性をまとめると

・人に依存したルールから解放され、新人が短期間でパフォーマンスをあげることが可能になる

・正当な評価がしやすくなり従業員との信頼関係構築に役立つ

・場所、時間を問わずルールなどを確認できるため業務効率化に繋がる

です。

目で見えないため、一見感じにくいメリットかもしれませんがマニュアルがあるかないかでは大きな差が現れると思います。

wikipyの機能紹介

wikipy サービス紹介

では続いて、wikipyの詳細について公式ホームページを参考にご紹介します。

wikipyの機能

初めにご紹介するのは機能についてです。メインとなる機能をご紹介します。

①書式つきのマニュアル作成ページ

②作成マニュアルの公開範囲を指定できる

③マニュアルのコメントができる

④マニュアルのインポート・ダウンロード

⑤SNSでのシェア機能

です。

私が、wikipyの機能を見て素直に感じたのはかなりブログに近い(特にWordPress)構成だなと思いました。デザインもさることながら機能はブログに近いものが多く、あえて誰でもが直感的に理解しやすいデザインにしたのかなぁと思いました。

機能も

・社内向けマニュアル

・社外(ユーザー)向けFAQ

に厳選していることからwikipyを利用する場合

・マニュアル、FAQがまだない

・これから作る必要がある

・ITリテラシーがあまり高くない人が多い

企業はwikipyを導入すると、手軽に作成のうえ導入ができそうだと思いました。

wikipyの使い方

ブログ、特にWordPressにデザインが似ているため、かなり直感的に使いやすくなっていますが、簡単に使い方をご紹介します。

詳細は、公式ホームページにマニュアルがございますのでそちらをご参照ください。

参考:wikipy(記事の作成

■作成までの流れ

①新規投稿ページを開く(新しくマニュアルやFAQを作ります)

②タイトルを入力(マニュアルの項目となる部分)

③本文を入力(マニュアルの内容となる部分)

④カテゴリの入力(出退勤の流れなどジャンルを設定できます)

⑤作成者の入力(誰が作ったのかを残すことができます)

⑥アイキャッチ画像の入力(画像を入れることで視覚的にマニュアルを選びやすくなります)

⑦記事の保存又は公開(外部にも公開できます)

このように、ブログ感覚で直感的に操作でき見やすいデザインの整ったマニュアルを作成できます。

この投稿までの流れをご覧いただくとわかると思いますが、これ自体がブログとかなり似ています。おそらく、こういったシステムが全く分からないという方でも投稿まではかなり手軽にできるのではないか?と思いました。

価格

wikipyは3,000円/月税抜き(3ユーザー)から利用できます。利用するユーザー数に応じて料金が上がっていくようです。なお、30日間の無料期間もございますので無料期間で試してみるなんてことも可能です。

wikipyまとめ

いかがでしょうか?筆者がwikipyについて調べてとことんユーザーファーストで利用しやすさを求めたサービスだなと思いました。

中小企業ではマニュアルがなかったり、サービスのFAQがないケースも多いと思いますが導入コストも低く利用しやすいwikipyは適しているのではないか?と感じました。

導入企業事例

オンラインマニュアル 導入企業事例

では最後にwikipyの導入企業事例をご紹介します。

どんな課題を解決するために導入をしているのか?ぜひ自社と照らし合わせてご覧ください。

株式会社地元カンパニー

株式会社地元カンパニーは、カタログギフト事業を行っている法人向けにシステム提供をする企業のようです。しかし、自社専用に作られたシステムのため操作がやや難しく、業務担当者様へのレクチャーが課題だったようです。
新規事業のリソース不足ということも相まって、競合他社より導入コストが圧倒的に低いことがwikipyを導入したきっかけとのことです。
また、事業の特性上複数のクライアント様が閲覧するため、共通のマニュアルと各クライアント様ごとのパスワード付きのマニュアルで分けられることが大きなメリットとなっているようです。

参考:wikipy

株式会社リヴァ

株式会社リヴァでは、操作マニュアルをパワーポイントで作成し、PDFにて共有していたそうです。しかし、ページ数が増えるにつれ、管理は煩雑に。オンライン化を検討するものの、どれも導入コストが高く、躊躇していたそうです。Wikipyは低コストかつ、機能がシンプルで操作がしやすかったため、利用を決意されたそうで、現在は、操作マニュアルだけでなく、FAQやアップデートのお知らせ等も掲載しているそうです。

参考:wikipy

NPO法人メディア・アクセス・サポートセンター

NPO法人メディア・アクセス・サポートセンターは、映画・映像のバリアフリー視聴環境を推進しているNPOで「おこ助」という字幕制作ソフトやスマホアプリ等を開発、提供しています。
その特性上、一般のボランティアから専門的な知識を持つプロまで広く使われているため、オンラインマニュアルの整備が課題だったそうです。
wikipy導入のきっかけは、デザインの統一された分かりやすいマニュアルの作成が簡単に出来るからだそうです。

参考:wikipy

まとめ

いかがでしたでしょうか。

マニュアルというと作成の手間だったり、目に見えた効果を感じにくいかもしれませんが、導入することで

・人に依存したルールから解放され、新人が短期間でパフォーマンスをあげることが可能になる

・正当な評価がしやすくなり従業員との信頼関係構築に役立つ

・場所、時間を問わずルールなどを確認できるため業務効率化に繋がる

というメリットがあります。

またwikipyは、初心者でも直感的にマニュアルを作成できるためWebサービスになれていない方が初めて導入するツールとしてオススメさせていただきます。ぜひ、お気になられた方はチェックしてみてください!

<参考>

生産性向上に役立つ!便利なITツールまとめ【18選】~地方企業向け~

中小企業ほど業務マニュアルが必要な6つの理由