Gmailの自動返信機能とは?2タイプの設定方法を詳しく解説

長期休暇や休みの日などに届くメール。その対応に困ったことがある、という方も少なくないのではないでしょうか?

そんな時におすすめなのがGmailの自動返信機能です。Gmailの自動返信機能とは、文字通り、届いたメールに対して自動的に返信するというもの。

その設定方法を詳しく説明します。

gmailの自動返信機能とは

Gmailの返信機能とは、先述した通り、自動的に返信メールを送信する機能のこと。あらかじめ定めておいた文章をメールを送信してきた相手に送信することができるため、自動返信機能を用いることで、年末年始やお盆などの長期休暇や不在時など、業務時間外にメール返信をしなければならないストレスから解放してくれるでしょう。

gmailで自動返信する方法は大きく分けて2種類

Gmailでは返信定型文とフィルタの設定、または不在通知機能の活用で自動返信をすることができます。すべての必要な行程はGmailで完了。

その設定方法について、詳しく解説していきます。

gmailの自動返信の設定方法 

Gmailには、前述したとおり、返信定型文とフィルタの設定を通じて、または不在通知機能の活用で自動返信ができます。ここからは、それぞれの設定方法について紹介していきます。

いずれの方法でも、設定完了後は念の為、Gmailで自動返信の確認テストをしましょう。

返信定型文とフィルタの設定

返信定型文とフィルタを設定することによって自動返信をすることができます。返信定型文の設定方法は下記のとおり。

①ブラウザでGmailにアクセス

②Gmailのホーム画面の右上にある歯車のアイコンをクリック

歯車アイコンをクリックすると、いくつかの選択肢が表示されるので「設定」を選んでください。

③「設定」をクリックしたら、設定画面へ

設定画面の「詳細設定」をクリックして表示された選択肢から「テンプレート」を「有効にする」に設定します。そしてスクロールを続けて「変更を保存」をクリックして、テンプレート機能を有効にしてください。

④テンプレート機能を有効にしたら、続いてメールの新規作成

返信定型文として送信する内容を、「件名」と「本文」の箇所にそれぞれ入力していきます。件名と本文を記入ら、新規メール作成ウィンドウ画面の右下にあるメニューアイコンをクリックします。

⑤メニューアイコンをクリックして表示される選択肢の中から「テンプレート」を選択

サブメニューが表示されるので、「下書きをテンプレートとして保存」、次に「新しいテンプレートとして保存」をクリックします。

⑥「新しいテンプレート名の入力」に任意の件名を入力

メールの件名は、希望に応じて変更が可能です。「新しいテンプレート名の入力」の記入内容を確認したら「保存」をクリックして、入力内容を反映させます。

以上の手順で返信定型文のテンプレートが保存できます。同じステップを踏むことで、50通りまでの返信定型文のテンプレートを作成して使い分けることができます。

返信定型文を設定したら、続いて、Gmailで返信定型文を自動返信するためのフィルタを作成します。自動返信のフィルタの設定方法は以下のとおりです。

①「設定」を開き、表示された画面の上部にある「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック

②「フィルタとブロック中のアドレス」から「新しいフィルタを作成」を選択

③新規フィルタの作成画面で各条件を指定

「To」の箇所には「(アカウント名)+document@gmail.com」と入力してください。

④記入内容を確認して問題なければ、新規フィルタの作成画面右下にある「この検索条件でフィルタを作成」をクリック

⑤Gmailで返信定型文が有効である場合、「返信定型文を送信」の選択が可能

「返信定型文を送信」にチェックを入れたら、使用する返信定型文を設定しましょう。Gmailで自動返信する返信定型文は、「返信定型文を選択」から設定ができます。この際、「返信定型文を送信」の代わりに「テンプレートの送信」が表示される場合もあるので、注意が必要です。

Gmailの自動返信に活用する返信定型文またはテンプレートを選択したら、「フィルタを作成」をクリックします。以上の手続きで、無事にGmailで指定した内容を自動返信できるようになります。

返信定型文・テンプレートごとにフィルタの作成が必要です。

不在通知機能の活用

Gmailの不在通知機能の設定方法は、パソコンとスマホやタブレットで異なります。それぞれの設定方法をみていきましょう。

パソコンから

パソコンから不在通知の設定をする方法は以下のとおりです。

①「設定」をクリックして表示された選択肢から「全般」を選択

②画面下部にある「不在通知」をオンにして、Gmailで不在通知を適用する期間や自動返信する件名や本文を入力

「連絡先リストのメンバーにのみ返信する」にチェックを入れると、現在設定を行っているGmailの連絡先リストの登録メールアドレスにのみ、自動返信を送信します。入力内容を確認して問題がなければ「変更を保存」をクリックして、不在通知機能を有効にしましょう。

以上の手順により、Gmailは指定期間の間、自動返信メールを送信します。

スマホやタブレットのアプリから

スマホやタブレットのアプリから不在通知機能を活用する方法は以下のとおりです。

①Gmailのアプリを立ち上げる

②アプリの画面左上にあるメニューをタップして、選択肢の下部にある「設定」を選択

③表示された設定画面で、設定に利用するGmailのメールアドレスを選択

Gmailのメールアドレスを1つしか利用していない場合、この手順は省くことができます。

④メールアカウント設定の選択肢から「不在通知」をタップ

⑤不在通知の設定画面が表示されるので、Gmailで適用する期間と自動返信する件名ならびに本文を入力

「連絡先にのみ送信」をオンにすると、設定中のGmailアカウントの連絡先に登録されているメールアドレスに対してのみ、自動返信を送信します。入力内容の確認後、画面上部にある「完了」をタップして不在通知機能を有効にしましょう。

以上の手順を経ることで、スマホやタブレットなどのアプリでもGmailの自動返信を設定することができます。

まとめ 

Gmailの自動返信機能について解説しました。Gmailの自動返信は、返信定型文とフィルタの作成を利用するタイプと不在通知機能を活用するタイプとがあります。

いずれの方法も丁寧に説明いたしましたので、円滑に手続きを完了いただけるかと思います。大変便利な機能なので、ぜひGmailの自動返信機能をご活用ください。

参考記事一覧

3 Gmailで自動返信する2つの方法を紹介!【テンプレート/自動応答】

返信定型文とフィルタを使った自動応答 – Gmailの使い方

【Gmail】自動返信メールを送信できる『不在通知』機能の使い方 – いろんな用途に使えそう ≫ 使い方・方法まとめサイト

よくある内容のメールに自動返信する – Google Workspace ラーニング センター

不在時の自動返信 – パソコン – Gmail ヘルプ

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