営業活動の新規開拓手法の一つである「営業メール」で、お困りの方は多いのではないでしょうか？
オンライン化が進む中で、アポ取りをして直接訪問するよりも成果が出ているという声が上がっています。
そこで本記事では、営業メールの新規開拓における事前準備や具体的な書き方、注意点などを解説します。
アポ取得率を上げたい営業担当者の方に向けて、コピペ可能なメールテンプレートや、おすすめの効率化サービスも掲載していますので、是非ご活用ください。
新規開拓における営業メールとは？デメリットは？
営業メールは、営業の新規開拓手法の一つです。
近年は営業の世界でもオンライン化が急速に進み、非接触で多くの新規顧客にアプローチできる、この手法はさらに注目を集めています。
一方で対面とは異なり、必ず内容を見てもらえる訳ではないため、送信相手から反応があるとは限りません。
このような、営業メールを使用するメリット・デメリットについて、さらに詳しく見てみましょう。
新規開拓に営業メールを使うメリット
営業メールを使うメリットは主に3つあります。
すぐに導入しやすい
1つ目は、メールを使うだけなので新しい手法として低コストで導入できることです。
今の時代メールを使わない企業はほとんど無いでしょうから、初期コストをかけずに新規開拓を始められます。
社内にいながら営業できて、時間を取られずに既存の仕組みを活用しながら始められます。
試験的に一度トライしてみて、効果を測りながら継続するか検討してもいいでしょう。
時間効率よく大量にアプローチできる
2つ目のメリットは、効率的に大量の見込み顧客にアプローチできることです。
事前に送信先、メールの雛形を決めてしまえば、あとは送信するだけと言っても過言ではありません。
そのため、対面での新規開拓よりも、格段に短時間で多くの見込み顧客に接触できます。
効率化ツールや自動返信機能などを活用して、いくらでも業務効率化が可能です。
相手の時間を取らない
3つ目のメリットは相手の時間を取らないことです。
アポイントや電話は相手の作業を中断して時間をもらうことになりますが、営業メールなら相手の都合に合わせることが可能です。
時間だけでなく場所の制約もないので、迷惑になるリスクが低く、興味がある相手には確実に情報を届けられるメリットがあります。
★同様のメリットがある新規開拓手法については、こちらの記事からご覧ください。
新規開拓に営業メールを使うデメリット
営業メールは簡単に始められるのがいいところですが、成約率を上げるためには少々工夫が必要です。
デメリットを3つ見てみましょう。
必ず見てもらえるわけではない
営業メールは一方的に情報を送るので、相手に必ず内容を見てもらえるとは限りません。
忙しくて開封されていない場合や、自動的に迷惑メールに割り振られている可能性もあります。
メールを送ればアポイントを取得できるわけではないので、あらかじめ成約率は低く見積もっておいたほうがいいでしょう。
文章力が問われる
新規開拓の営業メールでは、テキストしか伝える手段がないので文章力が問われます。
相手を惹きつけるような件名や、次を読みたいと思ってもらえるような文章の流れ、アポイント取得につなげるまでの興味喚起が必要です。
効果的な文面にするには、セールスライティングについて勉強することをおすすめします。
後述するサンプルも参考にしていただきながら、成功率を高めるための文章力を磨いていきましょう。
信用を損なうことも
営業メールは何通も送りすぎるとしつこいと思われ、信用を損なう可能性があります。
自宅のポストに何枚もチラシが入っていたら「鬱陶しい」と思うのと同様です。
メールの段階で不信感を持たれてしまったら、その後アポイント日程を調整してもらえる可能性は格段に下がります。
メールの回数は適度に抑えて、何度も送らないよう気を付けましょう。
新規開拓における営業メールの４つのKPI
営業メールを送る際は、闇雲に送信するのではなくKPIを設けることをおすすめします。
試験的にメール営業をする場合でも、以下の4つの基準を軸にして効果を測定してみてください。
- CV数
- 開封数
- クリック率
- 到達数
CV数
CV（コンバージョン）数とは、営業メールを送ったうち何社のアポイントを取得したのかを測る数値です。
もちろん数は多い方がよく、CV数のデータが溜まってきたら営業メールを送るべきターゲット層や、刺さりやすい状況のパターンなどが分析できるようになります。
CV数が低い場合は、件名や本文に記載されている内容を見直す必要がある、もしくは送信するターゲットがマッチしていない可能性があります。
開封数
開封数とは、営業メールを送ったときに相手に本文を見てもらえたかどうかを見る指標です。
開封数が低い場合は、営業メールの件名を見て「開封する必要はない」と判断されている可能性が高いです。
相手の興味を持たせ、メリットがあると思わせるようなタイトルへの変更を検討しましょう。
クリック数
クリック数は、営業メール内にURLなどリンクを記載したときにクリックされた回数を指します。
自社のサイトへの誘導や問い合わせフォームを貼るケースが多く、自社にどのくらい興味を持ってもらえたか確認できる指標の一つです。
クリック率が低い場合は、そもそもメールを開封されているかどうかを確認し、必要に応じて件名や本文の内容をブラッシュアップするといいでしょう。
到達数
到達数は、送ったメールが相手に届いたかどうかを示す数値です。
そもそもメールアドレスが変わっている場合や、送信先が会社を辞めている場合などは営業メールが届かないことがあります。
顧客リストの正確さを見る指標になるので、到達数は都度記録に残しておいたほうがいいでしょう。
営業メールの新規開拓ステップ① 事前準備
新規営業メールを送る際に、あらかじめ準備しておきたいことは、4点あります。
送信する前に、以下の項目を整えてから営業活動に挑んでください。
顧客リストを作成する
最初は、顧客リストを作ることをおすすめします。
SFAなどのツールを利用して、ターゲットとなる顧客の一覧と実際に送信した相手、顧客の属性などを整理できる状態にしましょう。
先方から反応があった際に受注確度の記録もしやすく、新たな顧客へアプローチする際の参考にもなります。
KPIを設定する
2つ目に、営業メールで新規開拓を実施するにあたってのKPIを設定しましょう。
前項で解説した通り、CV数、開封数、クリック数、到達数の４つの基準を軸にしてスタートすることをおすすめします。
KPIを設定することで、その後の効果分析や改善がしやすくなりますので、自社に最適なKPIを吟味しましょう。
企業ドメインのアドレスを取得する
3つ目は、企業ドメインのアドレスを作ることです。
企業ドメインのアドレスとは「@会社名.com」のように、アドレスの@以下に企業名を入れたアカウントのことです。
個人のアドレスから送信するよりも、自社の公式のアドレスから送信するほうが不信感を持たれにくく、印象に残る効果があります。
さらに、複数人を登録すればチーム全体で使えるため、効率よく営業活動を進められます。
添付ファイルは圧縮して軽くする
4つ目は、添付ファイルを圧縮して軽くしておくことです。
資料のダウンロード等を促す際、恐らくメール内にファイルを添付する場面が発生するでしょう。
その際のポイントは、ファイルサイズを軽くすることで、先方がダウンロードしやすい工夫をすることです。
ZIP圧縮ファイルを作成したり、ファイル圧縮ツールを活用したりして、ファイルサイズは軽量化しておきましょう。
営業メールの新規開拓ステップ② メール作成
ここからは、新規開拓の営業メールに入れるべき内容を解説します。
具体的なサンプルも記載するので、実際に営業する際の参考にしてください。
件名
タイトルは本文を見てもらうための重要な要素です。
- 株式会社○○からのご連絡
- 面談のお願い 株式会社○○
上記の件名を見て、恐らくあなたも開封したいとは思わなかったでしょう。
件名を書くコツとしては、相手が受けられるメリットや、その定量的指標、個人名などを入れてあげる事です。
- メール業務を1時間削減するご提案【株式会社○○ 山田】
- 【無料】○○についてのご提案（株式会社○○ 山田）
その他、件名作成のコツは、本記事でこのあと解説しています。
コチラからも移動できます！
宛名
メール本文の冒頭には宛名を付けます。
もし送信相手の部署名や役職を把握していれば、できるだけ詳細に記載しましょう。
分からない場合は、以下のように記載すると良いでしょう。
- 〇〇株式会社 ✕✕様
- 〇〇株式会社 ご担当者様
挨拶文
メールの書き出しは、多くの方が迷うポイントです。
本文の冒頭には、ビジネスシーンに適した挨拶文と、簡単な自己紹介を記載します。
挨拶文は、以下の参考のように書くのがベターです。
- 初めてご連絡させていただきます。
- 突然のご連絡失礼いたします。
- お世話になっております。
過去に一度やり取りしたことがあって、取引したことが無い相手には「お世話になっております」と書いても問題ありません。
また、「貴社のホームページを拝見し、ご連絡いたしました。」のように、連絡した背景も説明するとより丁寧な印象を与えることができます。
★営業の挨拶はこちらの記事でも解説していますので、併せてご覧ください。
課題や悩みを提示する
営業メールによくある間違いとして、挨拶の次に自社の紹介やサービス説明に入ってしまうことです。
一方的に自社の情報を伝えても、相手にはメリットがありませんので、先に相手が考えているであろう課題や悩みを記載しましょう。
- メール対応の時間を減らしたいとお悩みではありませんか？
- 自社に合う営業手法が見つけられていないとお聞きしました。
受け手の目線に立って考え、相手の興味を惹くようなフレーズを入れることで、次の自社サービスの説明を読んでもらえる確率が上がります。
解決策としてサービスを提示
ここでやっと、自社のサービスや強み、実績などの紹介に入ります。
前述の課題・悩みを受けて、解決するツールとしてサービスを紹介するのが理想的な流れです。
また、期間限定のキャンペーンなど、お得な情報を添えると、さらにアポイントの取得率を高められます。
具体的には、後述のメールテンプレートを見ていただけるとイメージできると思います。
アポイント調整のテンプレートやURLリンク
営業メールの最終ゴールは企業によって異なりますが、主にはアポイントの取得やURLリンクへの誘導です。
そのため、本文の最後に「何をすれば良いのか」を載せることを忘れてはいけません。
こちらから受け手に次に取ってほしいアクションを具体的に提示し、商談候補日などは必ずこちらから提示するよう心掛けましょう。
署名
最後に自社の署名を記載します。
問い合わせがあったときにすぐ対応できるよう、電話番号やメールアドレスは必ず載せましょう。
営業メールのテンプレート・例文
上記の構成を踏まえて、営業メールのテンプレートをご紹介します。
以下の例文は、初めての連絡で商談のお願いをするケースです。
【件名】 メール業務を1時間削減するご提案【△△株式会社 鈴木】 【本文】 〇〇株式会社 佐藤様 初めてご連絡させていただきます。 △△株式会社 営業部の鈴木と申します。 突然ですが、毎日のメール対応の時間をもっと減らしたい、とお考えになったことはありませんか？ 弊社では、ビジネスマンのメール対応時間を減らして生産性を上げるための▽▽というサービスを展開しています。 （サービス紹介ページ：～～～.co.jp） IT業界、金融業界などをはじめとして、およそ100社の企業様に導入いただいている効率化ツールです。導入後、社員1人あたり1時間のメール対応時間を削減できた実績もございます。 佐藤様の業務効率を上げるお手伝いをしたく、まずは一度サービス紹介のお時間をいただけないでしょうか。 以下のテンプレートを使ってご連絡いただけますと幸いです。 第1希望日：〇月〇日〇時～〇時 第2希望日：〇月〇日〇時～〇時 第3希望日：〇月〇日〇時～〇時 サービスに関して気になる点などあれば、お気軽にご連絡ください。 お忙しい中お手数ですが、何卒ご検討くださいますよう お願い申し上げます。 --------------------------------------------------- △△株式会社 営業部 鈴木太郎 住所：〒～～ 東京都～～ 電話番号：00-1234-5678 メールアドレス：～～.com URL：～～ ---------------------------------------------------
上記のテンプレートをコピペして、自社のメール文章にカスタマイズしてみましょう。
営業メールの効果を高めるコツ
営業メールを成功させるためには、以下の3つのコツを意識することが大切です。
相手の興味を惹きつける件名
営業メールを見てもらえるかどうかは、メールの件名にかかっているといっても過言ではありません。
意外と多くの企業ができていない件名のコツを、まとめてご紹介します。
- 件名だけで本文の内容を想像させる
- つい開封したくなるベネフィットを提示する
- 社名、個人名の両方を入れる
- 記号を使って緩急をつける
- 文字数は20文字以内
例えば、【無料】【期間限定】【特別】などのベネフィットとなる文言を入れると、受け手はどんな内容なのか本文を見たくなってしまうでしょう。
さらに、実績や〇〇％など、定量的な指標を入れることもおすすめです。
総じて言えることは、当事者意識になって客観的に見ることで、開封したくなるかならないかを見極める事がコツと言えるでしょう。
返信がきたらすぐ対応する
営業メールを送信したあとに相手から反応があったら、なるべく早く対応しましょう。
たとえば、メールで質問がきたら、できるだけすぐに確認して返信することが重要です。
「鉄は熱いうちに打て」という言葉のように、早期に対応した方が相手の熱が冷めにくくなります。
★メールの自動返信機能については、下記の記事をご覧ください。
営業メールの効果分析を欠かさない
意外と多くの企業がやってしまっているミスとして、営業メールを作成して送信したら、そのまま放置してしまうケースが挙げられます。
営業メールは生もので、常に業界の動向や自社の方針は変化していきます。そして、一度で最も効果のある営業メールを作ることは確実にできません。
複数のパターンを作成し、前述のKPIを軸にして評価・分析を繰り返してみましょう。
このABテストでPDCAを素早く回して、最適解を早い段階で見つけることが重要です。
営業メールを送る際の注意点
営業メールを送る際は気を付けたい点が3つあります。
それぞれチェックして、せっかく送ったメールが無駄にならないようにしましょう。
文字化けしないかチェックする
メールのシステムによっては、受注したアカウントが開くと文字化けする恐れがあります。
文字化けすると迷惑メールに振り分けられたり、ブロックするべきアカウントとみなされたりするかもしれません。
まず自社のメールアドレスで受信して、型くずれする箇所や文字化けがないか確認しましょう。
また、メールを作成するときに機種依存の特殊な記号は避けるようにすることも大切です。
添付ファイルはそのまま送らない
営業メールに添付ファイルを付ける場合は、そのまま送らず圧縮する、もしくは転送サービスを使いましょう。
そもそも添付ファイルがあると迷惑メールに振り分けられる可能性もあるので、データをクラウドなどにアップロードして参照できる形にするのがおすすめです。
読みやすさを重視する
メールは相手が読むストレスを感じないよう、読みやすさは特に気を付けましょう。
たとえば、1文の文字数はWebの文章では40～60字が理想といわれています。
また2～3行ごとに改行を設けて、ストレスなく文章を読めるようなデザインを心がけることも大切です。
新規獲得の営業メールにおすすめの配信サービス
自社に営業メールのノウハウがない場合や、専用のサービスを使って効率化したい場合はメール配信サービスの利用がおすすめです。
メール営業の効果を高めるためのノウハウ共有や、効果測定にもとづいたフィードバックをもらえます。
おすすめの配信サービスをいくつか紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
かんたん操作に手厚いサポート【配配メール】
配配メールはメールマーケティングに強いサービスで、顧客リストの活用やコンテンツ測定に定評がある配信サービスを提供しています。
これまでおよそ10,000社に導入されており、メールやMAツールをかけ合わせたサービスなども展開しています。
初心者でも使いやすいような、わかりやすい導線、機能があり、効果分析を自動化することが可能です。
世界的に有名な定番サービス【HubSpot】
HubSpotはマーティング活動の成功率を高めるために、企業の内容に合わせて営業メールをカスタマイズできるサービスです。
多種多様なテンプレートが用意されており、簡単な設定作業でデザイン性の高いメールを作ることができます。
また開封率やクリック率などもダッシュボードで確認できるため、効果測定のツールとしても使い勝手がいい点が特徴です。
低価格で初心者向け【ブラストメール】
ブラストメールは、はじめての人でも“かんたんに”メール配信できるサービスです。
配信リストの作成から、メールの作成配信、効果分析まで短時間でシンプルな導線でできるので、専門知識が無くてもすぐに利用できます。
契約者数は22,000社を超え、使いやすさにおいて定評のあるサービスです。
まとめ
営業メールで新規開拓する際のポイントや具体例、おすすめの配信サービスなどを紹介しました。
営業メールは、時間やコストをかけずに始められる効果的な営業手法の一つです。
メリットとしては、以下の点が挙げられました。
- すぐに導入しやすい
- 時間効率よく大量にアプローチできる
- 相手の時間を取らない
新規開拓が上手くいかない場合はぜひ取り入れていただき、成果を測定しながら改善を試みてください。
必要に応じて配信サービスも使っていただければ、さらに高い効果が見込めるでしょう
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